Εγγραφή, αλλαγή και διαγραφή UBO στο ολλανδικό μητρώο UBO

Όταν είστε ιδιοκτήτης μιας ολλανδικής εταιρείας, θα πρέπει να λάβετε υπόψη ότι θα πρέπει να καταχωρίσετε επισήμως οποιονδήποτε αποκαλούμενο «Τελικό Δικαιούχο(ους)» της εταιρείας σας στο μητρώο UBO της Ολλανδίας. Πρόκειται γενικά για τους διευθυντές και τους μετόχους, εφόσον πληρούν ορισμένα κριτήρια. Intercompany Solutions έχει αποκτήσει πολυετή εμπειρία στην ίδρυση ολλανδικών εταιρειών για ξένους επιχειρηματίες και σε πολλά άλλα συναφή θέματα, όπως οικονομικές, νομικές και διοικητικές υπηρεσίες. Αυτές οι υπηρεσίες μπορεί να σας βοηθήσουν να επιτύχετε ουσιαστική επιτυχία και να συμμορφώνεστε με τη νομοθεσία και τους κανονισμούς της Ολλανδίας ταυτόχρονα.

Ως εκ τούτου, μπορούμε επίσης να σας βοηθήσουμε με τυχόν πρόσθετες εργασίες που ενδέχεται να αντιμετωπίσετε στο δρόμο σας Ίδρυση ολλανδικής εταιρείας. Η εγγραφή, η αλλαγή ή η διαγραφή UBO είναι επίσης μέρος του ρεπερτορίου των υπηρεσιών μας. Πιστεύουμε ακράδαντα ότι κάθε είδους επέκταση της επιχείρησης πρέπει να εκτελείται σε ένα σωστό και επικερδές θέμα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο επιδιώκουμε σταθερά να βοηθήσουμε τους ξένους επιχειρηματίες να εδραιώσουν την παρουσία τους στην Ολλανδία με σταθερό και κερδοφόρο τρόπο. Εάν θα θέλατε ποτέ να μάθετε περισσότερα για το τι κάνουμε, μη διστάσετε να μας ζητήσετε επαγγελματικές συμβουλές χωρίς δέσμευση. 

Γιατί τα UBO πρέπει να είναι εγγεγραμμένα στην Ολλανδία;

Το μητρώο UBO είναι ενεργό από τις 27^th Μαρτίου 2022. Η εγγραφή των Τελικών Δικαιούχων Ιδιοκτητών (UBO) στην Ολλανδία είναι απαραίτητη για τη βελτίωση της διαφάνειας και της λογοδοσίας στις επιχειρηματικές δραστηριότητες. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι όλα τα σημαντικά άτομα που είτε διευθύνουν μια εταιρεία είτε αποτελούν ουσιαστικό μέτοχο μιας εταιρείας, θεωρούνται υπόλογα για οποιεσδήποτε ενέργειες αναλαμβάνονται μέσω της εταιρείας. Με απλούστερη διατύπωση: είναι πιο εύκολο να λογοδοτήσουν οι άνθρωποι στην εξουσία για τις πράξεις τους με αυτόν τον τρόπο. Αυτό το μέτρο ευθυγραμμίζεται με τους κανονισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης, ειδικότερα τις Οδηγίες της ΕΕ για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες (AMLD) και εξυπηρετεί αρκετούς κρίσιμους σκοπούς, τους οποίους θα παραθέσουμε παρακάτω. 

1. Καταπολέμηση οικονομικών εγκλημάτων

Το μητρώο UBO βοηθά στην καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες, για αρχή. Εντοπίζοντας τα άτομα που τελικά επωφελούνται από οικονομικές συναλλαγές ή επιχειρηματικές δραστηριότητες, το μητρώο UBO μπορεί να παρακολουθεί στενά τι κάνουν τα άτομα ακριβώς μέσω εταιρικών μέσων. Επιπλέον, το μητρώο UBO αντιτίθεται ενεργά στη χρηματοδότηση της τρομοκρατίας, αυξάνοντας τη διαφάνεια για την πρόληψη της κατάχρησης των χρηματοπιστωτικών συστημάτων για εγκληματικούς σκοπούς. Επιπλέον, το μητρώο καταπολεμά παθητικά τη φοροδιαφυγή και την απάτη. Αυτό γίνεται παρέχοντας στις αρχές μια σαφή εικόνα των δομών ιδιοκτησίας για τη μείωση των παράνομων δραστηριοτήτων.

2. Προώθηση της διαφάνειας

Το μητρώο UBO αποκαλύπτει τα άτομα πίσω από εταιρείες, συνεργασίες, ιδρύματα και άλλες νομικές οντότητες, μειώνοντας την πιθανότητα χρήσης πολύπλοκων δομών ιδιοκτησίας για απόκρυψη παράνομων δραστηριοτήτων. Επιτρέπει στο κοινό, τους δημοσιογράφους και άλλες επιχειρήσεις να έχουν πρόσβαση σε ορισμένες πληροφορίες της UBO, δημιουργώντας εμπιστοσύνη και εμπιστοσύνη στο επιχειρηματικό περιβάλλον. Με αυτόν τον τρόπο, γνωρίζετε αμέσως με ποιους συνεργάζεστε, εάν το ιστορικό τους είναι καθαρό και εάν θα πρέπει ακόμη και να υποκινήσετε οποιαδήποτε μορφή πιθανής συνεργασίας, χωρίς να θέσετε σε κίνδυνο την τρέχουσα επιχείρησή σας.

3. Εκπλήρωση των απαιτήσεων της Ε.Ε

Το μητρώο UBO έχει εξουσιοδοτηθεί από την ΕΕ ως μέρος του ευρύτερου πλαισίου της για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες. Η συμμόρφωση διασφαλίζει ότι η Ολλανδία εκπληρώνει τις υποχρεώσεις της ως κράτος μέλος της ΕΕ, αποφεύγοντας κυρώσεις ή κινδύνους φήμης. Επομένως, εάν έχετε οποιεσδήποτε φιλοδοξίες που περιλαμβάνουν τη δημιουργία μιας επιχείρησης στην Ολλανδία που θα μπορούσε να εμπλακεί σε εγκληματική δραστηριότητα, θα πρέπει να προειδοποιηθείτε. Το μητρώο στοχεύει ενεργά στην εξάλειψη οποιασδήποτε εταιρείας ή ενδιαφερομένου που θέλει να θέσει άλλους εκτός λειτουργίας με παράνομα, αθέμιτα ή άλλως άσεμνα μέσα. Η ΕΕ έχει την ευρωπαϊκή της ενιαία αγορά, στην οποία τα αγαθά και οι υπηρεσίες διακινούνται ελεύθερα. Και η ΕΕ θέλει να το διατηρήσει έτσι. 

4. Διευκόλυνση της δέουσας επιμέλειας για τις επιχειρήσεις

Η δέουσα επιμέλεια είναι ένα πολύ σημαντικό μέρος της επιχειρηματικής δραστηριότητας με αξιόπιστους τρόπους. Η δέουσα επιμέλεια σημαίνει βασικά ότι κάνετε κάποια έρευνα για πιθανούς επιχειρηματικούς εταίρους, πελάτες και επενδυτές. Κάνοντας μια λάθος επιλογή προς οποιαδήποτε κατεύθυνση θα μπορούσε να σας εμπλακεί σε άθλιες υποθέσεις, επομένως είναι καλύτερο να βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε με ποιον έχετε να κάνετε. Τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, οι επαγγελματίες νομικοί και άλλες οντότητες μπορούν να έχουν πρόσβαση στο μητρώο UBO για να εκπληρώσουν τις απαιτήσεις του Know Your Customer (KYC) και της δέουσας επιμέλειας. Αυτή η διαδικασία διασφαλίζει ότι οι εταιρείες γνωρίζουν τις οντότητες και τα άτομα με τα οποία συνεργάζονται, μειώνοντας την έκθεση σε οικονομικούς και νομικούς κινδύνους.

5. Ενίσχυση του θεμιτού ανταγωνισμού

Ο θεμιτός ανταγωνισμός βρίσκεται στη βάση μιας δίκαιης και ισότιμης καπιταλιστικής κοινωνίας. Ο καπιταλισμός δεν είναι μόνο να βγάζεις χρήματα. απεναντίας. Το γεγονός ότι ορισμένα άτομα υποκινούν κάτι νέο δημιουργεί άμεσα νέες επιχειρηματικές ευκαιρίες και ευκαιρίες απασχόλησης, οι οποίες μπορούν ενδεχομένως να κάνουν τις κοινωνίες να ευδοκιμήσουν. Η διαφάνεια σχετικά με την ιδιοκτησία και τον έλεγχο αποθαρρύνει τις ανήθικες επιχειρηματικές πρακτικές, δημιουργώντας ίσους όρους ανταγωνισμού για τις έντιμες εταιρείες. Γιατί όταν κάποιος κάνει κάτι παράνομο, θα καταχωρείται, λόγω της δυνατότητας να γνωρίζει τα UBO οποιασδήποτε εταιρείας.

Βασικά στοιχεία του μητρώου UBO

Το ολλανδικό μητρώο UBO (Ultimate Beneficial Owner) είναι ένα σύστημα που έχει σχεδιαστεί για να ενισχύσει τη διαφάνεια σχετικά με τα άτομα που τελικά κατέχουν ή ελέγχουν εταιρείες και άλλα νομικά πρόσωπα στην Ολλανδία. Αποτελεί μέρος των οδηγιών της Ευρωπαϊκής Ένωσης για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και στοχεύει στην καταπολέμηση οικονομικών εγκλημάτων όπως το ξέπλυμα χρήματος και η χρηματοδότηση της τρομοκρατίας. Το έχουμε ήδη συζητήσει εν συντομία παραπάνω, αλλά αξίζει πάντα να αναφέρουμε ότι το μητρώο UBO στοχεύει στην ισότιμη και έντιμη επιχειρηματικότητα. Είναι επίσης ένας τρόπος για να αποφύγετε τα πολύ μεγάλα μονοπώλια, τα οποία μπορούν να εξαφανίσουν αμέσως τις μικρές (αλλά παρόλα αυτά κερδοφόρες και έντιμες) επιχειρήσεις. Ας ασχοληθούμε λοιπόν.

Ποιος πληροί τις προϋποθέσεις ως UBO;

Έτσι, μετά από όλη αυτή τη συζήτηση για το μητρώο UBO, τις παγίδες και τις νίκες που προκύπτουν από το να είσαι UBO, πιθανότατα αναρωτιέστε τι είναι στην πραγματικότητα ένα UBO. Έτσι, ένα UBO είναι ένα άτομο που κατέχει ή ελέγχει περισσότερο από το 25% μιας εταιρείας ή νομικής οντότητας, είτε μέσω δικαιωμάτων ιδιοκτησίας είτε μέσω δικαιωμάτων ψήφου. Έτσι, εάν κατέχετε ή ελέγχετε περισσότερο από το 25% μιας εταιρείας, είστε επίσημα UBO. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες προτεινόμενες ενημερώσεις που στοχεύουν να συμπεριλάβουν άτομα με 25% ακριβώς ιδιοκτησία ή δικαιώματα ψήφου, διευρύνοντας τον ορισμό για να ενισχυθεί η κάλυψη. Άρα δεν είναι πλέον πάνω από 25%, αλλά μέχρι 25% για να μην είσαι UBO. Σημειώστε ότι το να είσαι UBO μπορεί να φαίνεται σαν ένα ισχυρό πράγμα, αλλά υπάρχουν ορισμένες ευθύνες όταν κάποιος πληροί τις προϋποθέσεις ως UBO. Για παράδειγμα, υπάρχουν ορισμένες απαιτήσεις εγγραφής. 

Απαιτήσεις εγγραφής και συνέπειες σε περίπτωση μη συμμόρφωσης

Έτσι, οι εταιρείες και τα νομικά πρόσωπα πρέπει να καταχωρίσουν τα στοιχεία των UBO τους στο μητρώο UBO του Ολλανδικού Εμπορικού Επιμελητηρίου. Αυτό περιλαμβάνει πληροφορίες ταυτοποίησης σχετικά με το UBO, όπως όνομα, ημερομηνία γέννησης και τη φύση της ιδιοκτησίας ή του ελέγχου τους. Όταν κάποιος δεν το κάνει αυτό, μπορεί να υπάρξουν σοβαρές επιπτώσεις. Η σημασία του να γνωρίζουμε ποιος κατέχει την πλειοψηφία μιας εταιρείας έγκειται στον τρόπο με τον οποίο αυτό το άτομο ασκεί τις δραστηριότητές του. Εάν εκτελείται και διαχειρίζεται νόμιμα, δεν υπάρχει κανένα πρόβλημα. Αλλά αν ένα UBO ξεπεράσει κάποια νομικά όρια, μπορεί να αντιμετωπίσει ζητήματα συμμόρφωσης και επακόλουθες κυρώσεις. Πράγμα που στην Ολλανδία ισοδυναμεί με διοικητικές κυρώσεις, για αρχή. Μπορείτε να λάβετε πρόστιμο που ανέρχεται σε διοικητικό πρόστιμο έως 21,750 €. Υπάρχουν επίσης πρόσθετες κυρώσεις για μη συμμόρφωση, όπως εντολή συμμόρφωσης υπό την απειλή περαιτέρω προστίμων.

Δίπλα στα διοικητικά πρόστιμα, υπάρχουν και ποινικές κυρώσεις. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η μη συμμόρφωση μπορεί να θεωρηθεί οικονομικό αδίκημα βάσει του νόμου περί οικονομικών αδικημάτων. Οι πιθανές συνέπειες της παραβίασης αυτής της πράξης περιλαμβάνουν πρόστιμα, κοινωφελή εργασία ή ακόμα και φυλάκιση σε σοβαρές περιπτώσεις, ειδικά εάν παρέχονται ψευδείς πληροφορίες κατά την εγγραφή. Οι αρχές παρακολουθούν ενεργά τη συμμόρφωση για να διασφαλίσουν τη διαφάνεια και να αποτρέψουν την κακή χρήση των εταιρικών δομών για παράνομες δραστηριότητες όπως το ξέπλυμα χρήματος ή η φοροδιαφυγή.

Τρέχοντα στοιχεία συμμόρφωσης

Από τον Μάρτιο του 2024, περίπου το 80% των νομικών οντοτήτων στην Ολλανδία είχαν συμμορφωθεί με την απαίτηση εγγραφής. Όπως συζητήσαμε προηγουμένως, η μη συμμόρφωση μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα ή άλλες κυρώσεις. Σε μια παρατήρηση, η πρόσβαση στο μητρώο UBO περιορίστηκε προσωρινά λόγω ανησυχιών σχετικά με το απόρρητο μετά από δικαστική απόφαση της ΕΕ. Ωστόσο, ορισμένες οντότητες όπως τράπεζες, συμβολαιογράφοι και ασφαλιστικές εταιρείες έχουν ανακτήσει πρόσβαση έως τα μέσα του 2024, δίνοντάς τους τη δυνατότητα να εκπληρώσουν αποτελεσματικά τις υποχρεώσεις δέουσας επιμέλειας. Επιπλέον, από τον Ιούνιο του 2024, οι εταιρείες θα μπορούν να λαμβάνουν πιστοποιημένα αποσπάσματα από το μητρώο UBO για να αποδεικνύουν τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις Know Your Customer (KYC). Το μητρώο UBO ευθυγραμμίζεται με τις διεθνείς προσπάθειες για τη βελτίωση της εταιρικής διαφάνειας και τη μείωση των οικονομικών εγκλημάτων. Αν και είναι αποτελεσματικό στην προώθηση της λογοδοσίας, έχει αντιμετωπίσει προκλήσεις, ιδίως όσον αφορά την εξισορρόπηση της διαφάνειας με τις ανησυχίες για το απόρρητο. Ωστόσο, αυτό είναι ένα συνεχές ζήτημα, το οποίο θα πρέπει να επιλυθεί σε σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα.

Οντότητες που υποχρεούνται να εγγράψουν ένα UBO

Είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζετε ποιος τύπος οντότητας πρέπει να εγγράψει ένα UBO. Σε όλες τις περιπτώσεις, αυτό αφορά μια οντότητα που εμπλέκεται σε επιχειρηματική δραστηριότητα. Αυτό περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων:

• Εταιρείες (BV, NV και άλλα)
• Ιδρύματα και σύλλογοι
• Συνεργασίες (γενικές, περιορισμένες ή επαγγελματικές)

Εξαιρέσεις ισχύουν για ατομικές επιχειρήσεις, εταιρείες εισηγμένες στο χρηματιστήριο και ορισμένες ενώσεις χωρίς πλήρη δικαιοπρακτική ικανότητα. Μόλις εγγραφείτε σε ένα UBO, λάβετε υπόψη ότι ορισμένα δεδομένα, όπως ονόματα και ποσοστά ιδιοκτησίας, είναι δημόσια προσβάσιμα για την προώθηση της διαφάνειας. Ωστόσο, δεν δημοσιοποιούνται όλα τα δεδομένα. Ορισμένες ιδιωτικές πληροφορίες, όπως οι διευθύνσεις κατοικίας, είναι προσβάσιμες μόνο σε εξουσιοδοτημένες οντότητες όπως συμβολαιογράφοι και χρηματοπιστωτικά ιδρύματα. Για λεπτομερή καθοδήγηση, το Ολλανδικό Εμπορικό Επιμελητήριο παρέχει επίσημη τεκμηρίωση και εργαλεία υποστήριξης για την εγγραφή στο UBO. Μπορείτε επίσης να ανατρέξετε σε συμβουλευτικές υπηρεσίες από εταιρείες όπως Intercompany Solutions, που έχουν εμπειρία στην εταιρική συμμόρφωση.

Καταχώρηση UBO στο μητρώο

Υπάρχουν άτομα που είναι οι τελικοί πραγματικοί κάτοχοι στον οργανισμό σας, αλλά δεν έχουν ακόμη καταχωριστεί ως UBO στο μητρώο UBO; Τότε είναι που εγγράφετε αυτά τα άτομα. Η εγγραφή ενός Τελικού Δικαιούχου Ιδιοκτήτη (UBO) στην Ολλανδία περιλαμβάνει την υποβολή συγκεκριμένων πληροφοριών σχετικά με τα άτομα που τελικά κατέχουν ή ελέγχουν μια εταιρεία ή άλλη νομική οντότητα. Αυτή η διαδικασία διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς κατά της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και ενισχύει την εταιρική διαφάνεια. Παρακάτω είναι μια λεπτομερής επισκόπηση των βημάτων και των απαιτήσεων για την εγγραφή στο UBO. Θυμηθείτε: έτσι προστατεύονται οι νεοφυείς επιχειρήσεις και οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων.

Βήματα για εγγραφή στο UBO

Για να προσδιορίσετε ποιοι είναι UBO στην εταιρεία σας, η ολλανδική κυβέρνηση εξηγεί με σαφήνεια τον τρόπο αναγνώρισης των ατόμων που πληρούν τις προϋποθέσεις ως UBO. Αυτοί μπορούν να οριστούν ως εκείνοι που:

• Άμεσα ή έμμεσα κατέχουν περισσότερο από το 25% των μετοχών ή των δικαιωμάτων ψήφου
• Ασκήστε τον έλεγχο με άλλα μέσα, όπως συμφωνίες ή επιρροή

Για να καταχωρήσετε ένα UBO για την εταιρεία σας, υπάρχουν μερικά βασικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε. Θα περιγράψουμε αυτά τα βήματα παρακάτω.

1. Συγκεντρώστε τις απαιτούμενες πληροφορίες:

Πρέπει να παρέχονται οι ακόλουθες λεπτομέρειες σχετικά με τα UBO:

• Ονοματεπώνυμο
• Ημερομηνία γέννησης και εθνικότητα
• Διεύθυνση κατοικίας (η οποία δεν θα δημοσιοποιηθεί)
• Φύση και έκταση ιδιοκτησίας ή ελέγχου, εκφρασμένα σε ποσοστά
• Τεκμηρίωση για την υποστήριξη των πληροφοριών, όπως συμφωνίες μετόχων και έγκυρο έντυπο ταυτότητας

2. Υποβάλετε τις πληροφορίες στο Ολλανδικό Εμπορικό Επιμελητήριο (KvK)

• Η εγγραφή γίνεται μέσω του KvK, είτε διαδικτυακά είτε αυτοπροσώπως, είτε με τη βοήθεια εξειδικευμένης εταιρείας όπως π.χ. Intercompany Solutions. 
• Οι εταιρείες πρέπει να συμπληρώσουν τη φόρμα εγγραφής UBO που παρέχεται από το KvK

3. Επαλήθευση από το Ολλανδικό Εμπορικό Επιμελητήριο (KvK)

Μόλις τα κάνετε όλα αυτά, το Ολλανδικό Εμπορικό Επιμελητήριο επαληθεύει τις πληροφορίες πριν ενημερώσει το μητρώο UBO. Ορισμένα πεδία, όπως η έκταση της ιδιοκτησίας, είναι δημόσια, ενώ οι ιδιωτικές λεπτομέρειες παραμένουν περιορισμένες.

4. Διατηρήστε και ενημερώστε τις παρεχόμενες πληροφορίες

Οι εταιρείες είναι υπεύθυνες για την ενημέρωση των στοιχείων της UBO. Οποιεσδήποτε αλλαγές στην ιδιοκτησία ή τον έλεγχο πρέπει να αναφέρονται έγκαιρα και σωστά. 

Αλλαγή UBO στο μητρώο

Δίπλα στην εγγραφή UBO, μπορείτε επίσης να αναφέρετε αλλαγές στο μητρώο UBO. Αυτές μπορεί να είναι αλλαγές που συνεπάγονται, για παράδειγμα, το ενδιαφέρον που έχουν οι UBO για τον οργανισμό σας και τη δυνατότητα θωράκισης προσωπικών δεδομένων των UBO. Η αλλαγή των Τελικών Δικαιούχων Ιδιοκτητών (UBO) που έχουν εγγραφεί για μια ολλανδική οντότητα περιλαμβάνει την ενημέρωση των πληροφοριών στο μητρώο UBO που διατηρεί το KvK. Αυτό είναι απαραίτητο όταν υπάρχει αλλαγή στην ιδιοκτησία, τον έλεγχο ή τη δομή της οντότητας. Θα περιγράψουμε τα βήματα και τις βασικές σκέψεις για την ενημέρωση των λεπτομερειών UBO παρακάτω.

1. Προσδιορίστε τις αλλαγές στην εταιρεία σας

Το πιο σημαντικό μέρος είναι να καθοριστεί με σαφήνεια ποιες αλλαγές θα συμβούν. Υπάρχει ένα νέο UBO που πρέπει να εγγραφεί; Στη συνέχεια, αυτό γίνεται μέσω της συνήθους διαδικασίας εγγραφής. Ωστόσο, ενδέχεται να υπάρξουν και άλλες αλλαγές, όπως αλλαγές στον αριθμό των ενδιαφερομένων ή στο ποσοστό της συμμετοχής τους. Μπορείτε επίσης να προσδιορίσετε ποια άτομα δεν είναι πλέον UBO και να προσδιορίσετε τα νέα UBO με βάση την ιδιοκτησία ή τον έλεγχο που υπερβαίνει το όριο του 25%.

2. Συλλέξτε τα απαραίτητα έγγραφα

Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να προετοιμάσετε τεκμηρίωση που θα αποδεικνύει την αλλαγή, όπως ενημερωμένες συμφωνίες μετόχων, πρακτικά συνεδρίασης του διοικητικού συμβουλίου ή άλλη νομική τεκμηρίωση που επιβεβαιώνει τη νέα δομή. Παρεμπιπτόντως, υπάρχει διαφορά μεταξύ δημόσιων και ιδιωτικών δεδομένων. Όλα τα ενημερωμένα δημόσια δεδομένα, όπως το όνομα και η έκταση ιδιοκτησίας, θα είναι προσβάσιμα στο κοινό. Ωστόσο, τα ιδιωτικά δεδομένα, όπως οι διευθύνσεις κατοικίας, παραμένουν εμπιστευτικά και είναι προσβάσιμα μόνο σε εξουσιοδοτημένες οντότητες.

3. Ειδοποιήστε το KvK

Αφού συγκεντρώσετε όλη την απαραίτητη τεκμηρίωση, θα χρειαστεί να καταθέσετε τις ενημερωμένες πληροφορίες UBO στο KvK. Αυτό μπορεί συνήθως να γίνει διαδικτυακά ή αυτοπροσώπως ή μέσω ενός αξιόπιστου συνεργάτη στην Ολλανδία, όταν είστε ξένος επιχειρηματίας και οι απαραίτητες ενέργειες είναι πολύ περίπλοκες για εσάς. Θα χρειαστεί να συμπεριλάβετε τα ίδια στοιχεία που απαιτούνται κατά την αρχική εγγραφή, η οποία αποτελείται από το όνομα, την ημερομηνία γέννησης και την εθνικότητα του UBO, καθώς και τη φύση της ιδιοκτησίας και του ελέγχου.

4. Υποβάλετε το αίτημα αλλαγής

Εσείς ή η εταιρεία που προσλάβατε για να αναλάβει τέτοια θέματα, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τις συγκεκριμένες φόρμες του KvK για ενημερώσεις UBO. Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες είναι ακριβείς και πλήρεις για να αποφύγετε καθυστερήσεις στην επεξεργασία. Θέλετε να αλλάξετε μια ξένη ιδιωτική διεύθυνση ενός UBO σε ιδιωτική διεύθυνση Ολλανδίας ή σε άλλη διεύθυνση εξωτερικού; Στη συνέχεια θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε το έντυπο 18: Συμπλήρωμα άλλου Εμπορικού Μητρώου για αυτό. Κατά τη διαδικασία επαλήθευσης, το KvK θα ελέγξει τις υποβληθείσες αλλαγές. Μόλις εγκριθούν όλα, το μητρώο UBO θα εμφανίσει τις ενημερωμένες πληροφορίες. Να βεβαιώνεστε πάντα ότι συμμορφώνεστε με τους ολλανδικούς νόμους σχετικά με τα UBO. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να διασφαλίσετε τη συνεχή παρακολούθηση και την έγκαιρη αναφορά των μελλοντικών αλλαγών για την αποφυγή κυρώσεων. 

Λάβετε επίσης υπόψη ότι οι αλλαγές στα δεδομένα UBO πρέπει να αναφέρονται σε μια δήλωση UBO εντός 7 ημερών από τη στιγμή που έχουν ισχύ. Η έγκαιρη αναφορά είναι ζωτικής σημασίας. Οι αλλαγές πρέπει να κοινοποιούνται αμέσως μόλις συμβούν. Όπως έχει ήδη συζητηθεί παραπάνω, οι εταιρείες που δεν αναφέρουν αλλαγές ενδέχεται να αντιμετωπίσουν πρόστιμα, διοικητικές κυρώσεις ή ζημιά στη φήμη τους. Για περισσότερες πληροφορίες ή υποστήριξη, ο ιστότοπος Ολλανδικού Εμπορικού Επιμελητηρίου παρέχει λεπτομερείς οδηγούς και επιλογές επικοινωνίας. Επαγγελματίες σύμβουλοι, όπως Intercompany Solutions, μπορεί να βοηθήσει με περίπλοκες αλλαγές UBO ή ζητήματα συμμόρφωσης​

Διαγραφή UBO

Μπορείτε επίσης να διαγράψετε άτομα από το μητρώο UBO όταν δεν θεωρούνται πλέον ως UBO. Εάν ένα άτομο δεν είναι πλέον UBO, πρέπει επίσης να το αναφέρετε εντός 7 ημερών σε δήλωση UBO. Όταν διαγράφετε τα UBO, προσέξτε εάν πρέπει να καταχωρίσετε άλλα UBO στο μητρώο UBO. Για να καταργήσετε την εγγραφή ενός UBO στην Ολλανδία, πρέπει να ακολουθήσετε τη διαδικασία ενημέρωσης ή κατάργησης πληροφοριών UBO στο μητρώο UBO του KvK. Η διαγραφή λαμβάνει χώρα όταν κάποιος δεν πληροί πλέον τις προϋποθέσεις ως UBO, όπως όταν πουλήσει τις μετοχές του, μεταβιβάσει τα δικαιώματα ψήφου του ή παραιτηθεί από μια θέση ελέγχου. Παρακάτω, παραθέτουμε τα βήματα και τις βασικές λεπτομέρειες της διαδικασίας διαγραφής της UBO για διευκόλυνσή σας.

1. Επαληθεύστε τις αλλαγές

Το πρώτο πράγμα που θα πρέπει να κάνετε είναι να διασφαλίσετε ότι το άτομο δεν πληροί πλέον τα κριτήρια της UBO, τα οποία ισοδυναμούν με την προαναφερθείσα ιδιοκτησία ή έλεγχο άνω του 25%. Εάν ένας μέτοχος φύγει από την εταιρεία, για παράδειγμα, ή πουλήσει κάποιες από τις μετοχές του και δεν πληροί πλέον τα κριτήρια.

2. Ειδοποιήστε το KvK

Μόλις μάθετε ποιον να διαγράψετε ως UBO, πρέπει να υποβάλετε ένα αίτημα στο KvK για να αφαιρέσετε τα στοιχεία του ατόμου από το μητρώο UBO. Αυτό μπορεί συνήθως να γίνει ηλεκτρονικά ή αυτοπροσώπως ή από ένα εξουσιοδοτημένο τρίτο μέρος που μπορεί να σας βοηθήσει με αυτό. Πρέπει πάντα να χρησιμοποιείτε τη φόρμα ενημέρωσης ή κατάργησης του UBO που παρέχεται από το KvK.

3. Δώστε την απαιτούμενη τεκμηρίωση

Στη συνέχεια, πρέπει να συγκεντρώσετε όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά, όπως ενημερωμένες συμφωνίες μετόχων, πράξεις μεταβίβασης ή εταιρικές αποφάσεις. Πρέπει να υποβάλετε αποδεικτικά στοιχεία για την αλλαγή, όπως έγγραφα που αποδεικνύουν τη μεταβίβαση μετοχών ή άλλες αλλαγές στη δομή της εταιρείας, προκειμένου να ολοκληρωθεί η διαδικασία διαγραφής.

4. Επιβεβαίωση Διαγραφής

Μόλις το Εμπορικό Επιμελητήριο επαληθεύσει τις πληροφορίες, θα ενημερώσει το μητρώο UBO και θα αφαιρέσει τα στοιχεία του ατόμου. Λάβετε υπόψη ότι πρέπει επίσης να αναφέρετε αυτές τις αλλαγές εγκαίρως για να παραμείνετε σε συμμόρφωση με τη νομοθεσία, όπως με τις διαδικασίες εγγραφής και αλλαγής της UBO. Επιπλέον, μια εταιρεία πρέπει επίσης να ενημερώσει τα εσωτερικά της αρχεία και να ενημερώσει τους σχετικούς μετόχους, όπως τις τράπεζες, εάν απαιτείται. Όσον αφορά το απόρρητο, τα UBO που έχουν διαγραφεί δεν θα έχουν πλέον ορατά δεδομένα στο δημόσιο μητρώο. Ωστόσο, τα ιστορικά αρχεία ενδέχεται να παραμείνουν προσβάσιμα σε εξουσιοδοτημένες οντότητες για λόγους δέουσας επιμέλειας. Η αποτυχία διαγραφής ατόμων που δεν είναι πλέον UBO μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα ή κυρώσεις, καθώς μπορεί να δώσει μια ανακριβή απεικόνιση της ιδιοκτησίας και της δομής ελέγχου της εταιρείας. Για λεπτομερή καθοδήγηση, ο ιστότοπος του Ολλανδικού Εμπορικού Επιμελητηρίου και οι εταιρείες νομικών συμβούλων όπως π.χ Intercompany Solutions μπορεί να παρέχει συγκεκριμένες οδηγίες και έντυπα που απαιτούνται για τη διαγραφή

Προκλήσεις και ανησυχίες

Ενώ το μητρώο UBO έχει σημαντικά οφέλη, έχει εγείρει ανησυχίες σχετικά με το απόρρητο και την ασφάλεια των δεδομένων. Ορισμένες πληροφορίες της UBO είναι δημόσιες, γεγονός που έχει οδηγήσει σε συζητήσεις σχετικά με την εξισορρόπηση της διαφάνειας με τα ατομικά δικαιώματα απορρήτου. Το σύστημα έχει προσαρμοστεί για να αντιμετωπίσει αυτές τις ανησυχίες, όπως ο περιορισμός της πρόσβασης του κοινού σε ορισμένα ευαίσθητα δεδομένα. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το σκεπτικό και τη λειτουργία του μητρώου UBO, πόροι όπως το Ολλανδικό Εμπορικό Επιμελητήριο (KvK) και τα νομικά πλαίσια της ΕΕ παρέχουν πρόσθετες πληροφορίες​. Φυσικά, Intercompany Solutions μπορεί επίσης να σας βοηθήσει με όλα τα θέματα σχετικά με την εγγραφή, τη διαγραφή και τις αλλαγές στην εταιρεία σας στο UBO.

Θα θέλατε να ιδρύσετε μια ολλανδική εταιρεία; Βεβαιωθείτε ότι έχετε εγγράψει όλα τα UBO επίσης

Intercompany Solutions ειδικεύεται στο Ίδρυση ολλανδικής εταιρείας, αλλά μπορούμε να σας προσφέρουμε ένα πολύ ευρύτερο φάσμα υπηρεσιών από αυτό ακριβώς. Εκτός από την ίδρυση και την εγγραφή μιας εταιρείας στην Ολλανδία για εσάς, μπορούμε επίσης να σας βοηθήσουμε με πολλές επιπλέον εργασίες, όπως η αίτηση για άδεια, η απόκτηση βίζας και ποικίλες διοικητικές εργασίες, όπως η φορολογική σας δήλωση και η βοήθεια σε νομικά ζητήματα. Η εγγραφή, η αλλαγή και η διαγραφή των UBO δεν είναι επίσης κανένα πρόβλημα για εμάς. Μόλις αποφασίσετε να δημιουργήσετε μια ολλανδική εταιρεία, θα σας ζητήσουμε ορισμένα τυπικά έγγραφα που περιλαμβάνουν μια έγκυρη μορφή ταυτοποίησης, το πλήρες όνομα και την ημερομηνία γέννησής σας, το προτιμώμενο όνομα της εταιρείας και τη διεύθυνση εγγραφής της ολλανδικής επιχείρησης. Με αυτά τα έγγραφα μπορούμε να πάμε σε συμβολαιογράφο και να ιδρύσουμε την εταιρεία σας, αλλά μπορούμε επίσης να κανονίσουμε άμεσα πολλά άλλα σημαντικά πράγματα, όπως το άνοιγμα ενός ολλανδικού τραπεζικού λογαριασμού και να βεβαιωθούμε ότι έχετε καταχωριστεί σωστά ως UBO στο ολλανδικό μητρώο. 

Οι υπηρεσίες που μπορούμε να σας προσφέρουμε

Intercompany Solutions έχει βοηθήσει εκατοντάδες ξένους επιχειρηματίες από περισσότερες από 50 διαφορετικές εθνικότητες. Οι πελάτες μας κυμαίνονται από μικρές startups ενός ατόμου έως πολυεθνικές εταιρείες και οτιδήποτε ενδιάμεσα. Οι διαδικασίες μας απευθύνονται σε ξένους επιχειρηματίες και, ως εκ τούτου, γνωρίζουμε τους πιο πρακτικούς τρόπους για να βοηθήσουμε στην εγγραφή της εταιρείας σας. Μπορούμε να βοηθήσουμε με το πλήρες πακέτο εγγραφής εταιρείας στην Ολλανδία:

• Ίδρυση εταιρείας στις Κάτω Χώρες
• Άνοιγμα τοπικού τραπεζικού λογαριασμού
• Αίτηση για αριθμό ΦΠΑ ή EORI
• Αίτηση για διάφορες άδειες
• Αίτηση για βίζα ή άδεια εκκίνησης
• Βοήθεια εκκίνησης
• Χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες
• Διοικητικές υπηρεσίες
• Γραμματειακές υπηρεσίες
• ΝΟΜΙΚΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ
• Φορολογικές και χρηματοοικονομικές υπηρεσίες
• Εικόνες / Βίντεο
• Γενικές επιχειρηματικές συμβουλές

Βελτιώνουμε συνεχώς τα ποιοτικά μας πρότυπα για να παρέχουμε συνεχώς άψογες υπηρεσίες. 

Χρειάζεται να εγγραφείτε, να αλλάξετε ή να διαγράψετε ένα UBO; Intercompany Solutions μπορώ να σε βοηθήσω

Intercompany Solutions έχει βοηθήσει χιλιάδες ξένους επιχειρηματίες από όλους τους πιθανούς τομείς και χώρες με την ίδρυση μιας ολλανδικής εταιρείας. Γνωρίζουμε, όπως κανένας άλλος, πώς να χειριστούμε τη διαδικασία ενσωμάτωσης γρήγορα και σωστά. Δεδομένου ότι δραστηριοποιούμαστε σε αυτόν τον τομέα εργασίας για πολλά χρόνια, έχουμε δημιουργήσει επίσης ένα εκτεταμένο δίκτυο επαγγελματιών που μπορούν να μας βοηθήσουν ανά πάσα στιγμή σε οποιαδήποτε ερώτηση ή απορία έχετε. Αυτό σημαίνει επίσης ότι μπορούμε να προσφέρουμε μία από τις πιο γρήγορες διαδικασίες εγγραφής εταιρειών στην Ολλανδία που είναι διαθέσιμες αυτήν τη στιγμή. Εάν έχετε στη διάθεσή σας όλα τα απαραίτητα έγγραφα και μπορείτε να τα στείλετε σε εμάς, η όλη διαδικασία δεν θα πρέπει να διαρκέσει περισσότερο από μερικές εργάσιμες ημέρες. Στις περισσότερες περιπτώσεις, χρειάζονται 1-3 ημέρες και είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε αμέσως την επιχειρηματική δραστηριότητα.

Εργαζόμαστε για σταθερές τιμές, τις οποίες προφανώς θα συζητήσουμε μαζί σας πριν αρχίσουμε να εργαζόμαστε για εσάς. Μπορείτε ήδη να δημιουργήσετε μια ολλανδική επιχείρηση με 1499 € all-in, που σημαίνει ότι δεν υπάρχουν καθόλου κρυφές χρεώσεις. Ένα άλλο πλεονέκτημα είναι το γεγονός ότι η διαδικασία μπορεί να ολοκληρωθεί εξ ολοκλήρου εξ αποστάσεως, εάν μπορείτε να μας δώσετε πληρεξούσιο. Αυτό σας εξοικονομεί πολύ χρόνο και χρήμα, καθώς δεν χρειάζεται να ταξιδέψετε φυσικά στην Ολλανδία για να δημιουργήσετε τη νέα σας επιχείρηση. Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα για τις υπηρεσίες μας, μη διστάσετε να περιηγηθείτε στον ιστότοπό μας για πιο λεπτομερείς πληροφορίες. Μπορείτε επίσης πάντα να επικοινωνήσετε μαζί μας απευθείας και θα σας βοηθήσουμε από εκεί και πέρα.