Πώς να διατηρήσετε τη συμμόρφωση ως αλλοδαπός με ολλανδική BV

Intercompany Solutions μπορούμε να σας βοηθήσουμε με όλα τα θέματα που σχετίζονται με την ίδρυση ολλανδικών επιχειρήσεων. Μπορούμε να ενσωματώσουμε και να καταχωρήσουμε την ολλανδική σας εταιρική ταυτότητα στο Εμπορικό Επιμελητήριο σε λίγες μόνο εργάσιμες ημέρες, επιτρέποντάς σας να ξεκινήσετε σχεδόν αμέσως την επιχειρηματική σας δραστηριότητα στην Ολλανδία, κάτι που είναι ευνοϊκό όταν έχετε ήδη μια ξένη εταιρεία και θέλετε να επεκταθείτε, για παράδειγμα. Αλλά και οι νεοσύστατες επιχειρήσεις επωφελούνται από αυτή τη γρήγορη διαδικασία, καθώς σας επιτρέπει να επικεντρωθείτε στην κύρια δραστηριότητά σας και λιγότερο σε παράπλευρες εργασίες όπως η διοίκηση και οι φόροι.

Επειδή δεν ιδρύουμε μόνο ολλανδικές εταιρείες για αλλοδαπούς, προσφέρουμε επίσης μια μεγάλη ποικιλία επιπλέον υπηρεσιών που κάνουν την επιχειρηματική δραστηριότητα στην Ολλανδία πολύ πιο εύκολη για εσάς. Για παράδειγμα, μπορείτε να έρθετε σε εμάς για νομικές συμβουλές όταν δεν μπορείτε να διορθώσετε κάτι μόνοι σας. Μπορούμε επίσης να χειριστούμε όλα τα φορολογικά ζητήματα για εσάς, διασφαλίζοντας ότι τηρείτε όλους τους νόμους και τους κανονισμούς σχετικά με αυτό. Επιπλέον, προσφέρουμε ορισμένες άλλες εξειδικευμένες υπηρεσίες που μπορεί να είναι δύσκολο να χειριστείτε μόνοι σας, καθώς είναι απαραίτητο να γνωρίζετε την ολλανδική νομοθεσία για να μπορείτε να χειριστείτε ορισμένα πράγματα. Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα για το τι κάνουμε, επικοινωνήστε μαζί μας για προσωπικές συμβουλές για την επιχείρησή σας.

ΠερίληψηΗ σύσταση μιας ολλανδικής BV είναι μόνο το πρώτο βήμα. Η διατήρησή της «ζωντανή» απαιτεί την εκπλήρωση αρκετών νομικών και φορολογικών υποχρεώσεων. Ως διευθυντής, είστε νομικά υπεύθυνοι για την υποβολή ετήσιων λογαριασμών στο Εμπορικό Επιμελητήριο (KvK), την υποβολή τριμηνιαίων δηλώσεων ΦΠΑ και τη διατήρηση ακριβούς μητρώου μετόχων. Η παραμέληση αυτών των καθηκόντων μπορεί να οδηγήσει στην απώλεια της περιορισμένης ευθύνης, καθιστώντας σας προσωπικά υπεύθυνους για τα χρέη της εταιρείας - ακόμη και αν διαμένετε στο εξωτερικό. Η επαγγελματική συμμόρφωση διασφαλίζει ότι η BV σας παραμένει μια αξιόπιστη οντότητα για τράπεζες, συνεργάτες και τις φορολογικές αρχές.

Περιοχή Συμμόρφωσης	Συχνότητα	Βασική ευθύνη
Υποβολές KvK	Ετήσια / Ανά Αλλαγή	Δημοσίευση ετήσιων λογαριασμών και ενημέρωση πληροφοριών UBO/Διευθυντή
ΦΠΑ (Παρεμπιπτόντως)	Τριμηνιαία / Μηνιαία	Υποβολή επιστροφών ακόμη και αν δεν υπάρχει καθόλου κύκλος εργασιών
Εταιρικός φόρος	Ετήσιο	Αναφορά κερδών/ζημιών (Vennootschapsbelasting)
Διαχείριση	Συνεχίζεται	Αποθηκεύστε όλα τα οικονομικά αρχεία για τουλάχιστον 7 χρόνια
Μισθολόγιο	Μηνιαία Χρέωση	Παρακράτηση φόρου μισθοδοσίας και κοινωνικής ασφάλισης για τους εργαζομένους

Ίδρυση ολλανδικής εταιρείας BV

Συγχαρητήρια: έχετε δημιουργήσει μια ολλανδική εταιρική επιχείρηση ή σκοπεύετε να το κάνετε στο εγγύς μέλλον. Αυτό και μόνο είναι ένα μεγάλο βήμα, ειδικά αν διαχειρίζεστε πράγματα από άλλη χώρα. Αλλά μόλις δημιουργηθεί η ολλανδική εταιρική σας επιχείρηση, υπάρχει ένα άλλο σημαντικό μέρος της διαδικασίας, το οποίο είναι η διατήρηση της συμμόρφωσης. Η συμμόρφωση μπορεί να ακούγεται βαρετή ή υπερβολικά επίσημη, αλλά στην πραγματικότητα είναι αυτό που προστατεύει την περιορισμένη ευθύνη σας, διατηρεί τις τράπεζες και τους συνεργάτες σας εμπιστευτικές στην εταιρεία σας και αποτρέπει τα δαπανηρά προβλήματα με τις ολλανδικές αρχές. Με άλλα λόγια, η συμμόρφωση είναι αυτό που διατηρεί την εταιρική σας επιχείρηση ζωντανή και αξιόπιστη. Πολλοί ξένοι επιχειρηματίες υποθέτουν ότι μόλις ένας συμβολαιογράφος συστήσει την εταιρική σας επιχείρηση, τα έγγραφα έχουν ολοκληρωθεί και τακτοποιηθεί. 

Αλλά μπορείτε να δείτε μια BV σαν ένα ζωντανό πλάσμα στο σύστημα. Πρέπει να συνεχίσει να επικοινωνεί με το Ολλανδικό Εμπορικό Επιμελητήριο (KvK) και τις φορολογικές αρχές, να υποβάλλει εγκαίρως οικονομικές πληροφορίες και να διατηρεί τα αρχεία της εταιρείας ενημερωμένα. Εάν αγνοήσετε αυτές τις υποχρεώσεις, οι συνέπειες μπορεί να είναι σοβαρές, από πρόστιμα έως κυρώσεις για καθυστερημένες πληρωμές και, στη χειρότερη περίπτωση, προσωπική ευθύνη για τους διευθυντές. Αυτό είναι σίγουρα το αντίθετο από αυτό που θέλατε όταν επιλέξατε μια BV. Τα καλά νέα είναι ότι η συμμόρφωση στην Ολλανδία είναι πολύ διαχειρίσιμη εάν παραμένετε οργανωμένοι ή λαμβάνετε υποστήριξη από επαγγελματίες που κατανοούν τους κανόνες. Σε αυτό το άρθρο, θα σας καθοδηγήσουμε στις βασικές ευθύνες που έχετε ως ιδιοκτήτης ξένης BV, όπως τι πρέπει να γίνεται μηνιαίως, ετησίως ή μόνο όταν κάτι αλλάζει. Θα δείτε ότι με λίγη δομή, η εταιρεία σας παραμένει νομικά υγιής και έτοιμη για ανάπτυξη.

Τα καθήκοντα και η νομική ευθύνη των διευθυντών

Ως διευθυντής μιας ολλανδικής BV, ακόμη και αν ζείτε στο εξωτερικό, έχετε νομική υποχρέωση να ενεργείτε προς το συμφέρον της εταιρείας. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να διαχειρίζεστε την BV υπεύθυνα, να αποφεύγετε επικίνδυνες αποφάσεις που θα μπορούσαν να βλάψουν τους πιστωτές και να παρακολουθείτε στενά την οικονομική κατάσταση της εταιρείας. Η ολλανδική νομοθεσία λαμβάνει αυτό το θέμα πολύ σοβαρά υπόψη. Όταν οι διευθυντές παραμελούν τη συμμόρφωση ή ενεργούν ανεύθυνα, μπορούν να χάσουν την προστασία περιορισμένης ευθύνης και να γίνουν προσωπικά υπεύθυνοι για τυχόν χρέη που δημιουργούν. Ναι, αυτό συμβαίνει και αν βρίσκεστε χιλιάδες χιλιόμετρα μακριά. Εκτός από αυτό, υπάρχει και η έννοια της ορθής διοίκησης. Οι διευθυντές πρέπει να διασφαλίζουν την ορθή τήρηση βιβλίων, τις σωστές καταθέσεις και την ορθή υποβολή εκθέσεων στην KvK και στις ολλανδικές φορολογικές αρχές. 

Εάν κάτι πάει στραβά, όπως για παράδειγμα εάν δεν υποβληθούν ετήσιοι λογαριασμοί για μεγάλο χρονικό διάστημα, η BV θεωρείται ότι έχει υποστεί κακή διαχείριση. Σε αυτήν την περίπτωση, εάν προκύψουν χρέη, τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ενδέχεται να πρέπει να πληρώσουν από την τσέπη τους. Ακούγεται αυστηρό, αλλά στην πραγματικότητα είναι ένα σύστημα ασφαλείας, επειδή οι διευθυντές οφείλουν να διαχειρίζονται σωστά. Επομένως, τα ξένα μέλη του διοικητικού συμβουλίου συχνά αναθέτουν καθήκοντα σε λογιστές ή φοροτεχνικούς. Αυτό είναι έξυπνο, αλλά να θυμάστε πάντα ότι παραμένετε υπεύθυνοι ανά πάσα στιγμή. Θα πρέπει να διατηρείτε την εποπτεία, οπότε φροντίστε να κάνετε ερωτήσεις, να εξετάζετε αναφορές και να γνωρίζετε τις νόμιμες προθεσμίες. Σκεφτείτε τη συμμόρφωση με τους τακτικούς ελέγχους υγείας για την επιχείρησή σας. Δεν χρειάζεται να είστε ο γιατρός, αλλά πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι έλεγχοι πραγματοποιούνται.

Υποχρεώσεις Εμπορικού Επιμελητηρίου και επαγγελματικά αρχεία

Μόλις η εταιρική σας επιχείρηση καταχωρηθεί επίσημα στο Ολλανδικό Εμπορικό Επιμελητήριο (KvK), δεν μπορείτε απλώς να ξεχάσετε αυτό το γεγονός και την ύπαρξή του. Παρακολουθούν τις βασικές πληροφορίες της εταιρείας σας: διευθυντές, μετόχους, επαγγελματική διεύθυνση και εμπορικές δραστηριότητες, δηλαδή ουσιαστικά την ταυτότητα της εταιρικής σας επιχείρησης. Εάν αλλάξει κάτι, το KvK πρέπει να ενημερωθεί. Νέος διευθυντής; Νέα έδρα; Νέος μέτοχος που εισέρχεται; Αυτές οι αλλαγές πρέπει να κατατεθούν εγκαίρως, ώστε τα δημόσια αρχεία να αντικατοπτρίζουν πάντα την πραγματικότητα της επιχείρησής σας. Οι τράπεζες και οι συνεργάτες βασίζονται σε αυτές τις πληροφορίες όταν ελέγχουν εάν μια εταιρεία είναι αξιόπιστη, επομένως τα παρωχημένα αρχεία μπορούν να προκαλέσουν προβλήματα πιο γρήγορα από ό,τι θα περιμένατε. Ένα άλλο πράγμα που πολλοί ξένοι ιδρυτές παραβλέπουν είναι το μητρώο μετόχων. Αυτό δεν κατατίθεται δημόσια, αλλά είναι νομικά υποχρεωμένο να υπάρχει και να παραμένει ακριβές ανά πάσα στιγμή. 

Κάθε μεταβίβαση ή έκδοση μετοχών πρέπει να καταγράφεται σωστά. Συνήθως, ο συμβολαιογράφος βοηθά σε αυτό όταν συμβαίνουν αλλαγές, αλλά η BV πρέπει να αποθηκεύει και να διατηρεί το ίδιο το μητρώο. Αν το χάσετε, μπορεί να αντιμετωπίσετε πραγματικό πονοκέφαλο αργότερα προσπαθώντας να αποδείξετε ποιος είναι στην πραγματικότητα ο ιδιοκτήτης της εταιρείας. Υπάρχει επίσης το θέμα των αλλαγών στο «UBO». Εάν κάποιος νέος γίνει «Τελικός Πραγματικός Δικαιούχος», η ενημέρωση αυτή πρέπει να φτάσει στις αρχές άμεσα. Οπότε ναι, είναι πολλή γραφειοκρατία. Αλλά η γραφειοκρατία είναι αυτή που προστατεύει τόσο εσάς όσο και το επιχειρηματικό περιβάλλον στο οποίο λειτουργεί η BV σας. Ο εμπειρικός κανόνας είναι ότι εάν κάτι θεμελιώδες αλλάξει στη δομή ή τον έλεγχο της BV, η KvK πρέπει να το γνωρίζει, και γενικά αμέσως.

Λογιστική και η οικονομική σας διοίκηση

Ακόμα κι αν η BV σας δεν έχει υπαλλήλους, δεν έχει μεγάλο κύκλο εργασιών ή ακόμα και καθόλου έσοδα κατά το πρώτο έτος, η οικονομική σας διαχείριση πρέπει να διατηρείται πλήρης και ενημερωμένη. Η Ολλανδία είναι αυστηρή όσον αφορά την τήρηση λογιστικών βιβλίων, αλλά ταυτόχρονα δίκαιη. Οι κανόνες είναι σαφείς και, αν τους ακολουθήσετε, όλα λειτουργούν ομαλά. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να φυλάσσετε όλα τα τιμολόγια, τις αποδείξεις, τα αντίγραφα τραπεζικών λογαριασμών, τα συμβόλαια και τυχόν έγγραφα που δείχνουν από πού προήλθαν τα χρήματα και πού πήγαν. Το λογισμικό ψηφιακής λογιστικής βοηθάει πολύ και πολλοί ξένοι επιχειρηματίες βασίζονται σε Ολλανδούς λογιστές ή φοροτεχνικούς συμβούλους που χειρίζονται τα πάντα μηνιαίως. Αυτό είναι εντάξει, αρκεί να παραμένετε επίσης ενημερωμένοι.

Γιατί, λοιπόν, δίνεται τόση προσοχή στα αρχεία; Αυτό συμβαίνει επειδή, αν οι φορολογικές αρχές κάνουν ποτέ ερωτήσεις, πρέπει να είστε σε θέση να αποδείξετε ότι όλες οι δηλώσεις είναι σωστές. Εάν τα βιβλία σας είναι χάλια ή εάν λείπουν πληροφορίες, οι διευθυντές μπορούν και πάλι να αντιμετωπίσουν προσωπική ευθύνη. Επίσης, η σωστή τήρηση λογιστικών βιβλίων διευκολύνει τη λειτουργία της επιχείρησής σας, επειδή γνωρίζετε πάντα πού βρίσκεστε οικονομικά και μπορείτε να πάρετε πιο έξυπνες αποφάσεις με αυτόν τον τρόπο. Ένας καλός φοροτεχνικός σύμβουλος κάνει περισσότερα από το να προωθεί απλώς αριθμούς: σας βοηθά επίσης να αποφύγετε καθυστερημένες δηλώσεις ΦΠΑ, χαμένες εκπτώσεις ή διοικητικό χάος που θα μπορούσε να μετατραπεί σε χιονοστιβάδα σε κυρώσεις. Και το καλύτερο είναι ότι δεν χρειάζεται να είστε φυσικά παρόντες στην Ολλανδία για να διατηρήσετε την εταιρική σας επιχείρηση οικονομικά υγιή. Με εργαλεία που βασίζονται στο cloud και σαφή επικοινωνία, μπορείτε να διαχειρίζεστε τη διοίκησή σας από οπουδήποτε, δείχνοντας παράλληλα στην ολλανδική κυβέρνηση ότι ακολουθείτε τους κανόνες. Και μπορείτε επίσης να προσλάβετε έναν ειδικό, όπως Intercompany Solutions, φυσικά, να φροντίσω όλα αυτά τα ζητήματα για εσάς στη θέση σας.

Φορολογική συμμόρφωση

Οι φόροι αποτελούν σημαντικό μέρος της συμμόρφωσης, ειδικά όταν η εταιρική σας επιχείρηση αρχίζει να δραστηριοποιείται πραγματικά. Στην Ολλανδία, υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί φόροι με τους οποίους μπορεί να χρειαστεί να ασχοληθεί η εταιρική σας επιχείρηση. Ο πιο συνηθισμένος είναι ο ΦΠΑ (BTW). Εάν πουλάτε αγαθά ή υπηρεσίες, συνήθως πρέπει να χρεώνετε ΦΠΑ, να υποβάλλετε δηλώσεις (μηνιαίες, τριμηνιαίες ή ετήσιες) και να πληρώνετε ό,τι οφείλετε εγκαίρως. Ακόμα κι αν εισπράττετε περισσότερο ΦΠΑ από τους πελάτες από ό,τι πληρώνετε για έξοδα, η εφορία αναμένει αυτή τη διαφορά χωρίς καθυστέρηση. Και ακόμα κι αν δεν οφείλετε τίποτα, πρέπει να υποβάλετε δήλωση, επειδή και οι μηδενικές δηλώσεις έχουν σημασία. Υπάρχει επίσης ο φόρος εισοδήματος νομικών προσώπων (vennootschapsbelasting). Η ολλανδική εταιρική σας επιχείρηση πληρώνει φόρο επί των κερδών της κάθε χρόνο. Έτσι, ακόμη και μια μικρή εταιρική επιχείρηση με περιορισμένο εισόδημα πρέπει να υποβάλει εταιρική φορολογική δήλωση. Αυτό σημαίνει ότι σε περίπτωση που δεν υπάρχει κέρδος, υποβάλλετε ούτως ή άλλως. Οι φορολογικές αρχές θέλουν να δουν τους αριθμούς, όχι τις εικασίες.

Αν έχετε υπαλλήλους, έστω και μόνο έναν, τότε η μισθοδοσία προσθέτει ένα ακόμη επίπεδο. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να παρακρατείτε πράγματα όπως ο φόρος μισθοδοσίας και οι εισφορές κοινωνικής ασφάλισης από τους μισθούς και να τα καταβάλλετε στην κυβέρνηση κάθε μήνα. Τα λάθη στη μισθοδοσία μπορούν να γίνουν πολύ ακριβά πολύ γρήγορα, επομένως οι περισσότερες BV αναθέτουν αυτό το μέρος σε έναν ειδικό μισθοδοσίας. Αυτό δεν είναι πολυτέλεια. Στην πραγματικότητα είναι λίγο πολύ αυτοπροστασία. Έτσι, εν ολίγοις, οι φόροι δεν είναι προαιρετικές ενημερώσεις που κάνετε κάθε φορά. Είναι επαναλαμβανόμενες ευθύνες που πρέπει να χειρίζεστε ανά πάσα στιγμή. Και οι ολλανδικές φορολογικές αρχές έχουν λίγη υπομονή όταν οι προθεσμίες δεν τηρούνται. Ένας καλός φοροτεχνικός σύμβουλος είναι η σανίδα σωτηρίας σας εδώ, ειδικά όταν δραστηριοποιείστε από το εξωτερικό.

Ετήσιοι λογαριασμοί και ορισμένες απαιτήσεις δημοσίευσης

Κάθε ολλανδική BV πρέπει να καταρτίζει ετήσιους λογαριασμούς (το λεγόμενο «jaarrekening»). Σκεφτείτε τους ετήσιους λογαριασμούς ως την οικονομική φωτογραφία της εταιρείας σας στο τέλος κάθε οικονομικού έτους: τι κερδίσατε, τι ξοδέψατε, τι κατέχετε και τι οφείλετε. Αυτοί οι λογαριασμοί πρέπει στη συνέχεια να υποβάλλονται στο Ολλανδικό Εμπορικό Επιμελητήριο εντός μιας νομικά καθορισμένης περιόδου, η οποία συνήθως είναι εντός 12 μηνών από το τέλος του οικονομικού έτους. Οι μικρότερες BV μπορούν να υποβάλουν απλοποιημένες εκδόσεις, κάτι που διευκολύνει τα πράγματα, αλλά η ίδια προθεσμία εξακολουθεί να έχει σημασία. Και εδώ βρίσκεται ο μεγάλος κίνδυνος: εάν η BV δεν δημοσιεύσει εγκαίρως, η κυβέρνηση αναλαμβάνει την ευθύνη για κακοδιαχείριση. Και εάν αργότερα η εταιρεία δεν μπορεί να πληρώσει τα χρέη της, τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ενδέχεται να θεωρηθούν προσωπικά υπεύθυνα. Δεν έχει σημασία που ζείτε στην Ισπανία ή τη Σιγκαπούρη, γιατί ως μέλος του διοικητικού συμβουλίου, είστε εσείς που είστε υπεύθυνοι ανά πάσα στιγμή.

Οι ξένοι ιδρυτές μερικές φορές σκέφτονται: «Αλλά ο φοροτεχνικός μου ξέρει τι να κάνει». Αυτό είναι υπέροχο, αλλά παρόλα αυτά, τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου θα πρέπει να παρακολουθούν και να επιβεβαιώνουν την πρόοδο. Ένα γρήγορο μήνυμα όπως: «Έχουν ήδη υποβληθεί οι ετήσιοι λογαριασμοί;» μπορεί κυριολεκτικά να προστατεύσει τα προσωπικά σας περιουσιακά στοιχεία. Είναι ευθύνη των ιδιοκτητών επιχειρήσεων να ελέγχουν πραγματικά αν ο λογιστής, ο λογιστής ή ο φοροτεχνικός τους κάνει καλά τη δουλειά του. Εάν δεν είστε σίγουροι, μπορείτε πάντα να ζητήσετε μια δεύτερη γνώμη. Η ομάδα μας μπορεί να σας βοηθήσει με αυτό, για παράδειγμα. Μια άλλη συμβουλή: διατηρήστε τα ημερολόγια λογιστικής και δημοσίευσης συγχρονισμένα με τα χρονοδιαγράμματα της χώρας σας. Διαφορετικά οικονομικά έτη ή διαφορετικές παραδόσεις αναφοράς μπορούν να προκαλέσουν τυχαίες καθυστερήσεις. Η τήρηση των προθεσμιών σημαίνει λιγότερο άγχος και μια BV που παραμένει σε καλή κατάσταση χωρίς κανένα δράμα.

Αλλαγές στη διοίκηση, τις μετοχές και το καταστατικό

Μια ολλανδική BV είναι ευέλικτη εκ κατασκευής. Με την πάροδο του χρόνου, μπορείτε να καλωσορίσετε νέους επενδυτές, να μεταβιβάσετε μετοχές, να διορίσετε νέο διευθύνοντα σύμβουλο ή να ενημερώσετε το καταστατικό. Κάθε φορά που κάτι σημαντικό αλλάζει εντός της BV, πρέπει να καταγράφεται και να αναφέρεται σωστά. Για παράδειγμα, μια αλλαγή διευθυντή πρέπει να καταχωρείται γρήγορα στο Ολλανδικό Εμπορικό Επιμελητήριο. Οι τράπεζες και οι συνεργάτες ελέγχουν τα επίσημα αρχεία πριν εγκρίνουν οτιδήποτε σοβαρό, επομένως οι παρωχημένες καταθέσεις μπορούν ξαφνικά να εμποδίσουν την πρόοδο, όπως το άνοιγμα τραπεζικού λογαριασμού, η υπογραφή σύμβασης ή η υποβολή αίτησης για επιδότηση. Οι μεταβιβάσεις μετοχών είναι ακόμη πιο ευαίσθητες. Σε μια BV, οι μετοχές δεν είναι απλώς κομμάτια χαρτιού. Αντιπροσωπεύουν δικαιώματα, ευθύνες και δικαίωμα ψήφου. 

Σημειώστε επίσης ότι η αλλαγή ιδιοκτησίας συνεπάγεται πάντα την πρόσληψη Ολλανδού συμβολαιογράφου. Αυτοί ενημερώνουν το μητρώο μετόχων και διασφαλίζουν ότι όλα συμμορφώνονται με την ολλανδική εταιρική νομοθεσία. Τι γίνεται όμως αν μια μεταβίβαση μετοχών γίνει ανεπίσημα και δεν καταγραφεί ποτέ; Τότε αυτή η συμφωνία δεν υφίσταται νομικά. Χρόνια αργότερα, αυτό μπορεί ακόμη και να εκραγεί σε εφιάλτη. Και μετά υπάρχουν οι ίδιοι οι κανόνες της εταιρικής εταιρειακής εταιρείας: το καταστατικό. Ίσως λειτούργησαν τέλεια όταν ξεκινήσατε, αλλά οι επιχειρήσεις εξελίσσονται. Εάν σκοπεύετε να αναπτυχθείτε, να συγκεντρώσετε κεφάλαια ή να αλλάξετε τους κανόνες διακυβέρνησης, ο συμβολαιογράφος μπορεί να προσαρμόσει τα άρθρα σας ώστε να ταιριάζουν με το επόμενο κεφάλαιό σας. Ουσιαστικά, αυτό σημαίνει ότι μια εταιρική εταιρειακή εταιρεία δεν είναι σκαλισμένη σε πέτρα. είναι μια ζωντανή δομή όπως μιλήσαμε πριν. Το κλειδί είναι να διασφαλιστεί ότι η νομική γραφειοκρατία συμβαδίζει με την επιχειρηματική πραγματικότητα.

Συμμόρφωση με τους κανονισμούς απασχόλησης και μισθοδοσίας κατά την πρόσληψη υπαλλήλων

Εάν η BV σας προσλαμβάνει υπαλλήλους, είτε στην Ολλανδία είτε μερικές φορές ακόμη και στο εξωτερικό, η συμμόρφωση καθίσταται απαραίτητη. Η ολλανδική εργατική νομοθεσία είναι γνωστή για την προστασία της απέναντι στους εργαζόμενους. Αυτό δεν είναι κακό. Απλώς σημαίνει ότι θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε τα σωστά έγγραφα. Αυτά είναι πράγματα όπως οι συμβάσεις εργασίας, η διαχείριση μισθοδοσίας, οι εισφορές κοινωνικής ασφάλισης, η ασφάλιση και οι υποχρεώσεις αναρρωτικής άδειας, τα οποία αποτελούν σοβαρές ευθύνες. Μια ξεχασμένη πληρωμή ή ένα χαμένο έγγραφο μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα ή διαφορές που εξαντλούν γρήγορα την ενέργειά σας. Υπάρχουν επίσης κανόνες για θέματα όπως οι συνθήκες εργασίας, η ασφάλεια και τα επιδόματα αδειών. Ακόμα κι αν προσλάβετε μόνο έναν υπάλληλο μερικής απασχόλησης, η BV πρέπει να ακολουθεί αυτές τις απαιτήσεις. Ευτυχώς, δεν χρειάζεται να μάθετε μόνοι σας κάθε κανόνα. 

Οι περισσότερες εταιρείες αναθέτουν αμέσως σε εξωτερικούς συνεργάτες τη μισθοδοσία και τη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, ειδικά οι ολλανδικές BV ξένης ιδιοκτησίας, επειδή αυτό σας γλιτώνει πολύ άγχος. Και ειλικρινά; Σας επιτρέπει να επικεντρωθείτε στο ωραίο κομμάτι της επιχείρησής σας: την ανάπτυξή της και την όσο το δυνατόν μεγαλύτερη επιτυχία. Εάν συνεργάζεστε με ελεύθερους επαγγελματίες αντί για υπαλλήλους, ελέγξτε προσεκτικά τη σχέση. Οι ολλανδικές αρχές εξετάζουν πώς λειτουργεί η συνεργασία, όχι πώς την αποκαλείτε. Όταν ένας ελεύθερος επαγγελματίας συμπεριφέρεται σαν υπάλληλος (σταθερό ωράριο, ισχυρή διδασκαλία, μακροχρόνια αφοσίωση), μπορούν να ακολουθήσουν φορολογικές διορθώσεις. Μια γρήγορη συνομιλία με έναν ειδικό μισθοδοσίας πριν προσλάβετε οποιονδήποτε μπορεί να αποτρέψει μακροσκελείς διαλέξεις από την εφορία αργότερα. Στην Ολλανδία, η πρόσληψη είναι συναρπαστική, αρκεί να την κάνετε σωστά από την αρχή.

Τα πιο συνηθισμένα λάθη συμμόρφωσης

Τα περισσότερα προβλήματα συμμόρφωσης δεν συμβαίνουν επειδή κάποιος είναι απρόσεκτος. συμβαίνουν επειδή οι ξένοι διευθυντές υποθέτουν ότι τα πράγματα λειτουργούν αυτόματα στην Ολλανδία. Για παράδειγμα, ένα συνηθισμένο λάθος είναι η αγνόηση των προθεσμιών για τις ετήσιες καταθέσεις. Ακόμα και όταν η BV είναι μικρή ή ακόμα και όταν η σύσταση της είναι σε εξέλιξη, οι ετήσιοι λογαριασμοί πρέπει να υποβάλλονται εγκαίρως, επειδή η μη τήρηση αυτής της προθεσμίας μπορεί γρήγορα να κλιμακωθεί σε προειδοποιήσεις, πρόστιμα, ακόμη και προσωπική ευθύνη. Ένα άλλο πρόβλημα είναι η αντιμετώπιση της BV σαν χόμπι στην αρχή: έλλειψη σωστής λογιστικής, έλλειψη παρακολούθησης αποδείξεων και έλλειψη σαφούς διαχωρισμού μεταξύ προσωπικών και επιχειρηματικών εξόδων. Φαίνεται ακίνδυνο για λίγο, μέχρι που η εφορία στέλνει μια επιστολή ζητώντας αρχεία που δεν μπορείτε να παράσχετε.

Υπάρχει επίσης μια παρανόηση σχετικά με τις αλλαγές. Πολλοί ιδρυτές ξεχνούν να αναφέρουν νέους μετόχους, νέες διευθύνσεις ή αλλαγές διευθυντών. Το Ολλανδικό Εμπορικό Επιμελητήριο δεν γνωρίζει μαγικά πότε αλλάζει η κατάστασή σας, επομένως πρέπει να τους το πείτε. Εάν τα δημόσια αρχεία δεν ταιριάζουν με την πραγματικότητα, οι τράπεζες και οι συνεργάτες μπορεί να αμφισβητήσουν τη νομιμότητα της εταιρικής σας επιχείρησης. Τα κενά επικοινωνίας με τους λογιστές και τους παρόχους υπηρεσιών είναι μια άλλη παγίδα. Ορισμένοι διευθυντές υποθέτουν ότι αυτοί οι άλλοι θα φροντίσουν για όλα τα πράγματα, αλλά ποτέ δεν θα ελέγξουν στην πραγματικότητα την πρόοδο. Να έχετε πάντα κατά νου ότι, εάν κάτι πάει στραβά, ο διευθυντής παραμένει πλήρως υπεύθυνος και όχι το τρίτο μέρος. Ένας σύντομος μηνιαίος έλεγχος αποτρέπει μεγάλες εκπλήξεις. Και τέλος: η μισθοδοσία. Η πρόσληψη κάποιου ως ελεύθερου επαγγελματία ενώ στην πραγματικότητα ενεργεί σαν υπάλληλος είναι ένας γρήγορος δρόμος για διορθώσεις μισθοδοσίας και κυρώσεις. Οι ολλανδικές αρχές λαμβάνουν σοβαρά υπόψη αυτήν την ταξινόμηση. Ρωτήστε πριν προσλάβετε και μην αυτοσχεδιάζετε. Η διατήρηση της εταιρικής σας επιχείρησης σύμφωνα με τους κανονισμούς είναι πολύ πιο εύκολη από το να διορθώνετε λάθη αργότερα.

Πως Intercompany Solutions μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε λάθη

Η συμμόρφωση μιας ολλανδικής BV δεν αφορά μόνο την αποφυγή προβλημάτων, αλλά στην πραγματικότητα τον τρόπο με τον οποίο προστατεύετε τα οφέλη που σας προσέλκυσαν σε μια BV εξαρχής: περιορισμένη ευθύνη, εμπιστοσύνη από τους συνεργάτες και ελευθερία ανάπτυξης εντός της αγοράς της ΕΕ. Όταν παραμένετε στην κορυφή των υποχρεώσεών σας όπως η τήρηση βιβλίων, οι φορολογικές δηλώσεις, οι ετήσιοι λογαριασμοί, οι ενημερώσεις UBO και οι σωστές εγγραφές, η εταιρεία σας γίνεται αξιόπιστη στα μάτια των τραπεζών, των προμηθευτών και των αρχών. Η συμμόρφωση είναι απλώς μια άλλη λέξη για την εμπιστοσύνη, που σημαίνει ότι η BV σας είναι σε καλή κατάσταση και έτοιμη για κάθε επιχειρηματική ευκαιρία που εμφανίζεται στο δρόμο σας.

Φυσικά, αυτό μπορεί να σας φαίνεται πολύ δύσκολο όταν διαχειρίζεστε πράγματα από το εξωτερικό. Αυτός ακριβώς είναι ο λόγος για τον οποίο βοηθάμε τους ξένους επιχειρηματίες να διαχειρίζονται τις ολλανδικές τους επιχειρήσεις ομαλά, χωρίς να χαθούν σε κανόνες ή γραφειοκρατία. Φροντίζουμε για την τρέχουσα διαχείριση: τήρηση βιβλίων, δηλώσεις ΦΠΑ, δηλώσεις φόρου εισοδήματος εταιρειών, μισθοδοσία εάν προσλάβετε προσωπικό και όλη την επικοινωνία με την εφορία. Εάν πουλάτε εκτός των συνόρων της ΕΕ, χειριζόμαστε τις δηλώσεις OSS ή τις δηλώσεις ICP, ώστε όλα να παραμένουν ακριβή. Βοηθάμε επίσης με ενημερώσεις UBO, δηλώσεις στο Εμπορικό Επιμελητήριο και διατηρώντας την άθικτη τη νομική σας δομή. Θέλετε να φέρετε νέο μέτοχο; Συντονίζουμε τη συμβολαιογραφική μεταβίβαση μετοχών. Χρειάζεται να διορίσετε νέο διευθυντή ή να αλλάξετε τη διεύθυνση; Ενημερώνουμε τα αρχεία, ώστε όλα να παραμένουν καθαρά και επίσημα. Για εταιρείες που εμπορεύονται αγαθά, μπορούμε να ζητήσουμε αριθμούς EORI, ακόμη και άδεια Άρθρου 23, πράγμα που σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να προχρηματοδοτήσετε ΦΠΑ εισαγωγής, κάτι που αποτελεί τεράστιο πλεονέκτημα ταμειακών ροών.

Αν σας μπερδεύουν οι κυβερνητικές πύλες (και πιστέψτε μας, μπερδεύουν πολλούς), οργανώνουμε την ηλεκτρονική αναζήτηση (e-herkenning), ώστε η εταιρική σας επιχείρηση (BV) να μπορεί να συνδεθεί με ασφάλεια στα συστήματα των ολλανδικών αρχών. Και για τις ξένες εταιρείες που χρειάζονται τοπική βάση, παρέχουμε μια καταχωρημένη επαγγελματική διεύθυνση και γραμματειακή υποστήριξη για να διατηρείται η επικοινωνία ομαλή. Με άλλα λόγια, εστιάζετε στην επιχειρηματική δραστηριότητα. Διασφαλίζουμε ότι η εταιρική σας επιχείρηση συμμορφώνεται με τους κανονισμούς σε κάθε στάδιο, από τη σύσταση έως τις καθημερινές λειτουργίες, μέχρι την ανάπτυξη, την αναδιάρθρωση, ακόμη και το κλείσιμο κάποια μέρα στο μακρινό μέλλον. Αυτή είναι η ηρεμία που αξίζει κάθε επιχειρηματίας. Η ολλανδική σας εταιρεία αποκτά έναν ισχυρό συνεργάτη υποστήριξης και εσείς έχετε την ελευθερία να χτίσετε την ιστορία επιτυχίας για την οποία ήρθατε εδώ.

Οι πολλές υπηρεσίες που μπορούμε να σας προσφέρουμε

Intercompany Solutions έχει βοηθήσει εκατοντάδες ξένους επιχειρηματίες από περισσότερες από 50 διαφορετικές εθνικότητες. Οι πελάτες μας κυμαίνονται από μικρές νεοσύστατες επιχειρήσεις ενός ατόμου έως πολυεθνικές εταιρείες και όλα τα ενδιάμεσα. Οι διαδικασίες μας απευθύνονται σε ξένους επιχειρηματίες και, ως εκ τούτου, γνωρίζουμε τους πιο πρακτικούς τρόπους για να σας βοηθήσουμε με την εγγραφή της εταιρείας σας. Μπορούμε να σας βοηθήσουμε με το πλήρες πακέτο εγγραφής εταιρείας στην Ολλανδία, είτε οι ίδιοι είτε μέσω αξιόπιστων και επαγγελματικών συνεργατών με τους οποίους συνεργαζόμαστε στενά:

• Ίδρυση εταιρείας στις Κάτω Χώρες
• Αίτηση για αριθμό ΦΠΑ ή EORI
• Αίτηση για αλλοδαπούς αριθμούς ΦΠΑ
• Βοήθεια εκκίνησης
• Λογιστικές υπηρεσίες
• Διοικητικές υπηρεσίες
• Γραμματειακές υπηρεσίες
• ΝΟΜΙΚΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ
• Διαχείριση μισθοδοσίας
• Φορολογικές υπηρεσίες
• Επιστροφές OSS
• Δηλώσεις ενδοκοινοτικών συναλλαγών (ΔΕΣ)
• Απόκτηση άδειας βάσει του άρθρου 23
• Λήψη ηλεκτρονικής αλληλογραφίας για την εταιρεία σας
• Απόκτηση ή κλείσιμο λογαριασμών G
• Μεταβίβαση μετοχών
• Κλείσιμο ολλανδικών εταιρειών
• Γενικές επιχειρηματικές συμβουλές

Βελτιώνουμε συνεχώς τα ποιοτικά μας πρότυπα για να παρέχουμε συνεχώς άψογες υπηρεσίες.

Πως Intercompany Solutions μπορεί να σας βοηθήσει με όλα τα φορολογικά θέματα

Ως εταιρεία, δεν ιδρύουμε μόνο ολλανδικές εταιρείες για αλλοδαπούς. Οι υπηρεσίες μας φτάνουν πολύ πιο πέρα ​​από αυτό, καθώς στόχος μας δεν είναι απλώς να σας βοηθήσουμε με την ίδρυση της ολλανδικής σας επιχείρησης, αλλά και να σας βοηθήσουμε να λειτουργήσετε ομαλά από την αρχή. Αυτό συνεπάγεται επιπλέον υπηρεσίες όπως νομικές και φορολογικές συμβουλές, αλλά και πολύ εξειδικευμένες υπηρεσίες όπως αυτές που αναφέραμε παραπάνω. Εάν χρειάζεστε βοήθεια με οτιδήποτε σχετίζεται με τη φορολογία, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας οποιαδήποτε στιγμή. Μπορούμε να σας βοηθήσουμε με διάφορα πράγματα, που κυμαίνονται από εφάπαξ ζητήματα έως περιοδική βοήθεια με φορολογικές δηλώσεις και συμβουλές σχετικά με αλλαγές που μπορεί να έχουν αντίκτυπο στην επιχείρησή σας. Απλώς καλέστε μας και θα σας βοηθήσουμε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.