Τα απαραίτητα νομικά βήματα για την ίδρυση μιας ολλανδικής εταιρείας συμμετοχών

Intercompany Solutions έχει βοηθήσει αμέτρητους ξένους επιχειρηματίες όλα αυτά τα χρόνια με την εγγραφή ολλανδικών εταιρειών, βοηθώντας αυτές τις εταιρείες να συμμορφώνονται με όλους τους απαραίτητους νόμους και κανονισμούς και παρέχοντας συμβουλές και βοήθεια όποτε είναι απαραίτητο. Στόχος μας είναι να ενσωματώσουμε ομαλά μια ολλανδική επιχείρηση για εσάς και να βεβαιωθούμε ότι καταλαβαίνετε τι κάνετε, όταν ιδρύετε μια εταιρεία εδώ. Είναι στην πραγματικότητα πολύ επικερδές να ιδρύσετε μια ολλανδική εταιρεία, καθώς σας επιτρέπει να στοχεύσετε στην ευρωπαϊκή αγορά αρκετά εύκολα. Αυτό μπορεί να επεκτείνει σημαντικά την παρουσία σας σε όλο τον κόσμο και να σας βοηθήσει να επιτύχετε σταθερή επιτυχία.

Οι υπηρεσίες μας απευθύνονται σε επιχειρηματίες που επιθυμούν να ξεκινήσουν κάτι νέο στο εξωτερικό, να επεκτείνουν μια ήδη υπάρχουσα επιχείρηση στο εξωτερικό ή ακόμη και να συνεργαστούν με κάποιον που έχει ήδη παρουσία εδώ. Μπορούμε επίσης να σας βοηθήσουμε με θέματα όπως φορολογικά θέματα, νομικές συμβουλές και διάφορες αιτήσεις και πληροφορίες. Επιπλέον, διαθέτουμε ένα ευρύ δίκτυο επαγγελματιών στον τομέα. Αυτό σημαίνει ότι μπορούμε επίσης να σας ανακατευθύνουμε σε κάποιον, εάν αναζητάτε βοήθεια που δεν εμπίπτει στο πεδίο της εξειδίκευσής μας. Θα θέλατε να μάθετε περισσότερα; Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας για περισσότερες πληροφορίες και προσωπικές συμβουλές σχετικά με τις φιλοδοξίες σας.

Περίληψη: Ολλανδική εταιρεία χαρτοφυλακίου (συνήθως BV) χρησιμεύει ως ομπρέλα για μία ή περισσότερες λειτουργικές εταιρείες. Αυτό το μοντέλο «Μητρική-Θυγατρική» είναι το χρυσό πρότυπο για τους επιχειρηματίες, επειδή απομονώνει τους λειτουργικούς κινδύνους (όπως αγωγές ή χρέη) από τα περιουσιακά στοιχεία που κατέχει η μητρική εταιρεία (όπως συσσωρευμένα κέρδη, πνευματική ιδιοκτησία ή ακίνητα). Για να το διαπιστώσετε σωστά, πρέπει να ακολουθήσετε μια συγκεκριμένη ακολουθία: να ενσωματώσετε πρώτα την Holding BV και στη συνέχεια να την αναθέσετε να ενεργήσει ως ιδρυτής της Operating BV. Αυτή η δομή πληροί τις προϋποθέσεις για την επιχείρησή σας. Απαλλαγή συμμετοχής, επιτρέποντας αφορολόγητες μεταφορές κερδών μεταξύ των οντοτήτων.

Βήμα δράσης	Νομική Απαίτηση	Στρατηγικό όφελος
1. Ρύθμιση κράτησης	Συμβολαιογραφική Πράξη Σύστασης	Δημιουργεί πρώτα την "ασφαλή" γονική οντότητα
2. Εγκατάσταση Θυγατρικής	Σύσταση από την Εταιρεία Συμμετοχών	Εξασφαλίζει την 100% ιδιοκτησία από τον γονέα
3. Εγγραφή στο KvK	Εγγραφή στο Εμπορικό Μητρώο	Κάνει και τις δύο εταιρείες νομικά «ορατές»
4. Γνωστοποίηση UBO	Εγγραφή Τελικών Πραγματικών Δικαιούχων	Συμμόρφωση με τους νόμους της ΕΕ για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες
5. Οικονομική διάσπαση	Ξεχωριστοί τραπεζικοί λογαριασμοί ανά οντότητα	Διατηρεί το «εταιρικό πέπλο» για προστασία από την ευθύνη

Τι είναι μια ολλανδική εταιρεία χαρτοφυλακίου;

Όταν αρχίζετε να εξετάζετε το ενδεχόμενο ίδρυσης μιας επιχείρησης στην Ολλανδία, είναι πολύ δελεαστικό να επικεντρωθείτε αμέσως σε διάφορες διατυπώσεις. Οι άνθρωποι τείνουν να ανησυχούν για την εγγραφή, τους φόρους, τα έγγραφα και για το αν κάνουν τα πράγματα με τη σωστή σειρά. Αυτό έχει νόημα, αλλά δεν είναι εκεί που ξεκινά πραγματικά η διαδικασία. Το πρώτο βήμα είναι να αποφασίσετε πώς θέλετε να δομηθεί η επιχείρησή σας. Για πολλούς επιχειρηματίες, ειδικά για εκείνους που σχεδιάζουν να αναπτυχθούν, να επενδύσουν ή να διατηρήσουν πολλαπλές δραστηριότητες, μια ολλανδική εταιρεία χαρτοφυλακίου αποδεικνύεται μια εξαιρετική και πρακτική λύση. Αυτή η δομή χρησιμοποιείται ευρέως στην Ολλανδία, και όχι μόνο από μεγάλους ομίλους αλλά και από μικρότερες επιχειρήσεις που θέλουν να παραμείνουν ευέλικτες. Συνήθως, μια εταιρεία χαρτοφυλακίου δεν διαχειρίζεται τις καθημερινές δραστηριότητες. Αντ' αυτού, κατέχει τις μετοχές σε μία ή περισσότερες εταιρείες που λειτουργούν και διατηρεί πράγματα όπως κέρδη, επενδύσεις ή πνευματική ιδιοκτησία σε ξεχωριστό επίπεδο.

Αρχικά, αυτό μπορεί να ακούγεται σαν να προσθέτετε πολυπλοκότητα σε κάτι που θα μπορούσε να είναι απλούστερο. Στην πράξη, πολλοί επιχειρηματίες βιώνουν στην πραγματικότητα το αντίθετο. Διαχωρίζοντας την ιδιοκτησία από τις λειτουργίες, δημιουργείτε μια σαφέστερη εικόνα και μειώνετε ορισμένους κινδύνους. Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία εκμετάλλευσης αντιμετωπίσει προβλήματα, τα περιουσιακά στοιχεία που κατέχονται σε επίπεδο συμμετοχών προστατεύονται καλύτερα. Το ίδιο ισχύει όταν θέλετε να φέρετε έναν επιχειρηματικό εταίρο, να ξεκινήσετε μια νέα δραστηριότητα ή να πουλήσετε μέρος της εταιρείας αργότερα. Αυτές δεν είναι σπάνιες καταστάσεις και είναι πολύ πιο εύκολο να τις διαχειριστείτε όταν η δομή είναι ήδη σε ισχύ. Λάβετε υπόψη ότι μια ολλανδική εταιρεία συμμετοχών συνοδεύεται από νομικά βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν προσεκτικά. Το ολλανδικό νομικό σύστημα είναι δομημένο και συνεπές, πράγμα που σημαίνει ότι υπάρχει μικρό περιθώριο για αυτοσχεδιασμό. Μόλις κατανοήσετε πώς συνδυάζονται τα βήματα, η διαδικασία γίνεται προβλέψιμη και διαχειρίσιμη αντί να είναι συντριπτική.

Η βασική δομή μιας ολλανδικής εταιρείας χαρτοφυλακίου

Πριν προχωρήσουμε στα επιμέρους νομικά βήματα, είναι χρήσιμο να σταματήσουμε για μια στιγμή και να εξετάσουμε τη δομή πίσω από μια ολλανδική εταιρεία χαρτοφυλακίου. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτός ο τύπος εταιρείας ιδρύεται ως ιδιωτική εταιρεία περιορισμένης ευθύνης, πιο γνωστή ως BV. Αυτή είναι η τυπική επιχειρηματική μορφή στην Ολλανδία, και για καλό λόγο. Είναι ευέλικτη, κατανοητή και υποστηρίζεται από σαφή νομοθεσία. Ένα σημαντικό στοιχείο μιας BV είναι ότι αποτελεί τη δική της νομική οντότητα. Με άλλα λόγια, η επιχείρηση είναι ανεξάρτητη από εσάς ως άτομο. Πολλοί επιχειρηματίες το εκτιμούν πραγματικά αυτό μόνο όταν ξεκινήσουν να δραστηριοποιούνται, επειδή δημιουργεί μια σαφή διαχωριστική γραμμή μεταξύ ιδιωτικών περιουσιακών στοιχείων και επιχειρηματικών κινδύνων.

Έτσι, σε μια δομή συμμετοχών, συνήθως εμπλέκονται περισσότερες από μία εταιρείες. Μπορείτε να το δείτε ως εξής: η λειτουργική επιχείρηση εκτελεί τις καθημερινές επιχειρηματικές δραστηριότητες και η εταιρεία συμμετοχών κατέχει τις μετοχές όλων των υποκείμενων λειτουργικών εταιρειών. Οι καθημερινές επιχειρηματικές δραστηριότητες είναι ποικίλες, πράγμα που σημαίνει ότι εκτός από πράγματα όπως η υπογραφή συμβάσεων και η διαχείριση των καθημερινών λειτουργιών, η λειτουργική εταιρεία ασχολείται επίσης με πελάτες. Ταυτόχρονα, η εταιρεία συμμετοχών επικεντρώνεται σε πράγματα όπως η ιδιοκτησία, ο έλεγχος και οι μακροπρόθεσμες επιλογές, ενώ παραμένει περισσότερο «παρασκηνιακά». Παρόλο που όλες αυτές οι εταιρείες είναι συνδεδεμένες, η ολλανδική νομοθεσία τις αντιμετωπίζει ως ξεχωριστές οντότητες. Αυτό δεν είναι απλώς μια τυπικότητα, καθώς επηρεάζει τον τρόπο σύστασης των εταιρειών, τον τρόπο καταχώρισής τους και τον τρόπο κατανομής των ευθυνών. Και οι δύο εταιρείες πρέπει να συσταθούν σωστά και η ακολουθία έχει σημασία, ειδικά όταν οι μετοχές εκδίδονται ή μεταβιβάζονται νωρίς. Αυτό μπορεί να ακούγεται αυστηρό, αλλά αποτρέπει τις παρεξηγήσεις αργότερα. Όταν η δομή είναι προφανής από την αρχή, ο έλεγχος της ανάπτυξης, των κινδύνων και της κερδοφορίας γίνεται σημαντικά ευκολότερος.

1. Αποφασίζοντας εάν μια δομή διαχείρισης είναι κατάλληλη για την περίπτωσή σας

Πριν προχωρήσουμε σε νομικά βήματα και γραφειοκρατικές διαδικασίες, αξίζει να αφιερώσουμε λίγο χρόνο για να θέσουμε μια πολύ απλή ερώτηση: χρειάζεστε πραγματικά μια εταιρεία χαρτοφυλακίου; Στην Ολλανδία, οι δομές χαρτοφυλακίου είναι δημοφιλείς, αλλά αυτό δεν σημαίνει αυτόματα ότι αποτελούν και την κατάλληλη επιλογή για όλους. Μια εταιρεία χαρτοφυλακίου αφορά κυρίως τον προγραμματισμό εκ των προτέρων. Λειτουργεί καλύτερα όταν αναμένετε ότι η επιχείρησή σας θα αναπτυχθεί, θα αλλάξει ή θα επεκταθεί με την πάροδο του χρόνου. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μία εταιρεία, να εκτελέσετε μία δραστηριότητα και να διατηρήσετε τα πράγματα σχετικά απλά, μια ενιαία εταιρική επιχείρηση μπορεί ήδη να είναι απολύτως επαρκής. Πολλοί επιχειρηματίες ξεκινούν με αυτόν τον τρόπο και τα καταφέρνουν μια χαρά. Μια δομή χαρτοφυλακίου γίνεται ενδιαφέρουσα όταν σκεφτείτε λίγο περισσότερο από το πρώτο ή δύο χρόνια. 

Για παράδειγμα, αν θέλετε να ξεκινήσετε πολλαπλές δραστηριότητες, να συνεργαστείτε με συνεργάτες ή να διατηρήσετε τα κέρδη σας μακριά από τους καθημερινούς επιχειρηματικούς κινδύνους, μια εταιρεία χαρτοφυλακίου μπορεί να προσθέσει πραγματική αξία. Αυτή η επιλογή σας επιτρέπει να διαχωρίσετε την ιδιοκτησία από τις καθημερινές λειτουργίες, κάτι που συχνά δημιουργεί μεγαλύτερη ηρεμία. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τους ξένους επιχειρηματίες που επιθυμούν μια σταθερή και, ταυτόχρονα, ευέλικτη δομή από την αρχή, χωρίς την ανάγκη αναδιάρθρωσης αργότερα. Ωστόσο, πρέπει να έχετε κατά νου ότι μια εταιρεία χαρτοφυλακίου δεν είναι μια «μαγική» λύση με κανέναν τρόπο. Συνοδεύεται από εργασίες όπως επιπλέον διοίκηση, πρόσθετες εγγραφές και (δυστυχώς) ελαφρώς υψηλότερο κόστος. Αλλά αυτοί δεν είναι λόγοι για να αποφύγετε την επιλογή αυτής της δομής. Είναι μάλλον πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε καλά. Το κλειδί είναι η ισορροπία και ο στόχος δεν είναι να δημιουργήσετε την πιο σύνθετη δυνατή δομή, αλλά μια που να ταιριάζει στα σχέδιά σας και στον τρόπο που κάνετε την επιχείρησή σας. Η έγκαιρη σκέψη αυτού του ζητήματος συχνά εξοικονομεί χρόνο, χρήματα και απογοήτευση αργότερα.

2. Επιλογή της κατάλληλης νομικής μορφής και μετοχικής σύνθεσης

Μόλις ξεπεράσετε την απόφαση χρήσης μιας δομής συμμετοχών, το επόμενο ερώτημα είναι πολύ πρακτικό: πώς θα πρέπει να μοιάζει στην πραγματικότητα αυτή η δομή; Αυτό είναι συνήθως το σημείο όπου οι επιχειρηματίες σταματούν, επειδή δεν υπάρχει μία μόνο «σωστή» ρύθμιση. Η πιο συνηθισμένη επιλογή είναι μια προσωπική εταιρεία συμμετοχών. Σε αυτήν την περίπτωση, εσείς οι ίδιοι κατέχετε την εταιρεία συμμετοχών και η εταιρεία συμμετοχών κατέχει την εταιρεία λειτουργίας. Ακούγεται αφηρημένο, αλλά είναι απλώς ένας τρόπος να τοποθετήσετε την ιδιοκτησία ένα βήμα πάνω από τις καθημερινές επιχειρηματικές δραστηριότητες. Σε άλλες περιπτώσεις, για παράδειγμα, όταν υπάρχουν πολλοί ιδρυτές ή μια υπάρχουσα εταιρεία, μια εταιρική δομή συμμετοχών μπορεί να έχει περισσότερο νόημα. Η διαφορά αφορά κυρίως το ποιος κατέχει τις μετοχές και πώς κατανέμεται ο έλεγχος, όχι τις καλύτερες ή χειρότερες επιλογές.

Πρέπει επίσης να σκεφτείτε πόσες εταιρείες λειτουργίας θα χρειαστείτε, τώρα και αργότερα. Ορισμένες επιχειρήσεις ξεκινούν με μία μόνο λειτουργική εταιρική επιχείρηση και τη διατηρούν έτσι για χρόνια. Άλλες γνωρίζουν ήδη ότι θα διαχωρίσουν τις δραστηριότητες, τους κινδύνους ή τις αγορές σε διαφορετικές εταιρείες. Μια δομή συμμετοχών το κάνει αυτό ευκολότερο, αλλά μόνο εάν έχει σχεδιαστεί σωστά. Η κοινή ιδιοκτησία και πράγματα όπως τα δικαιώματα ψήφου αποτελούν επίσης μέρος αυτής της επιλογής. Δεν πρόκειται μόνο για στοιχεία σε χαρτί, αλλά για το ποιος μπορεί να λαμβάνει αποφάσεις και υπό ποιες συνθήκες. Αυτές οι επιλογές είναι συχνά ευέλικτες στην αρχή, αλλά γίνονται πιο δύσκολο να αλλάξουν μόλις όλα τεθούν σε λειτουργία. Γι' αυτό το λόγο, η αφιέρωση χρόνου σε αυτό το βήμα νωρίς συνήθως αποδίδει. Μια σαφής δομή πλέον εξοικονομεί εξηγήσεις, προσαρμογές και νομική εργασία αργότερα. Μόλις τα καταλάβετε όλα αυτά, το επόμενο βήμα είναι να πάτε σε έναν Ολλανδό συμβολαιογράφο. 

3. Προετοιμασία για την συμβολαιογραφική πράξη σύστασης εταιρείας

Κάποια στιγμή, κάθε σύσταση ολλανδικής εταιρείας συναντά το ίδιο αναπόφευκτο βήμα: τον συμβολαιογράφο. Στην Ολλανδία, μια BV μπορεί να συσταθεί μόνο μέσω συμβολαιογράφου αστικού δικαίου, και αυτό περιλαμβάνει και τις εταιρείες χαρτοφυλακίου. Αυτό συχνά εκπλήσσει τους ξένους επιχειρηματίες, ειδικά εκείνους που έχουν συνηθίσει να συστατούν ηλεκτρονικά σε άλλες χώρες. Στην πράξη, ο ρόλος του συμβολαιογράφου δεν είναι να κάνει τα πράγματα περίπλοκα (αν και μπορεί να φαίνεται έτσι στην αρχή), αλλά να βεβαιωθεί ότι όλα είναι νομικά ορθά από την αρχή. Για παράδειγμα, ο συμβολαιογράφος ελέγχει πράγματα όπως η ταυτότητα των ιδρυτών, επαληθεύει τη δομή που έχετε επιλέξει και συντάσσει την πράξη σύστασης. Αυτή η «πράξη» είναι το επίσημο έγγραφο που δημιουργεί την εταιρεία. Χωρίς αυτήν, η εταιρεία απλώς δεν υπάρχει από νομικής άποψης. Όπως έχουμε ήδη εξηγήσει προηγουμένως, μια BV είναι μια ξεχωριστή οντότητα, και αυτό ακριβώς δημιουργεί ένας συμβολαιογράφος.

Για να προετοιμαστείτε για αυτό το βήμα, θα χρειαστεί να δώσετε ορισμένες βασικές πληροφορίες. Αυτές συνήθως περιλαμβάνουν λεπτομέρειες σχετικά με τους μετόχους, τους διευθυντές, τις προγραμματισμένες δραστηριότητες της εταιρείας και τη μετοχική δομή. Για τις εταιρείες χαρτοφυλακίου, είναι ιδιαίτερα σημαντικό οι σχέσεις μεταξύ της εταιρείας χαρτοφυλακίου και της εταιρείας λειτουργίας να περιγράφονται σωστά. Τα καλά νέα είναι ότι δεν χρειάζεται να το καταλάβετε μόνοι σας! Το μεγαλύτερο μέρος της προετοιμασίας λαμβάνει χώρα πριν από τον διορισμό και μεγάλο μέρος (συχνά το σύνολο) μπορεί να γίνει εξ αποστάσεως. Σε πολλές περιπτώσεις, οι ξένοι επιχειρηματίες δεν χρειάζεται καν να επισκεφθούν την Ολλανδία αυτοπροσώπως για την ίδρυση. Μόλις υπογραφεί το συμβόλαιο, ο συμβολαιογράφος κανονίζει την εγγραφή στο Ολλανδικό Εμπορικό Μητρώο. Από εκείνη τη στιγμή και μετά, η εταιρεία χαρτοφυλακίου υπάρχει επίσημα και μπορεί να αρχίσει να λειτουργεί.

4. Σύνταξη και υπογραφή του καταστατικού

Παράλληλα με την πράξη σύστασης, κάθε ολλανδική εταιρεία χαρτοφυλακίου χρειάζεται Καταστατικό. Αυτό ακούγεται πιο περίπλοκο από ό,τι είναι. Με απλά λόγια, το Καταστατικό είναι οι εσωτερικοί κανόνες της εταιρείας. Περιγράφουν πώς είναι δομημένη η εταιρεία, πώς λαμβάνονται οι αποφάσεις και ποια δικαιώματα και υποχρεώσεις έχουν οι μέτοχοι και οι διευθυντές. Πολλοί επιχειρηματίες υποθέτουν ότι πρόκειται για τυποποιημένα έγγραφα που μπορούν να αντιγραφούν από ένα πρότυπο, αλλά για μια εταιρεία χαρτοφυλακίου, αυτό το έγγραφο αξίζει λίγο περισσότερη προσοχή. Ο τρόπος με τον οποίο η εταιρεία χαρτοφυλακίου σας αλληλεπιδρά με τις εταιρείες λειτουργίας της, ο τρόπος με τον οποίο μπορούν να μεταβιβαστούν οι μετοχές και ο τρόπος με τον οποίο λειτουργούν τα δικαιώματα ψήφου επηρεάζονται όλα από τα όσα αναφέρονται σε αυτά τα Καταστατικά. Για παράδειγμα, τα Καταστατικά μπορούν να καθορίσουν εάν οι μετοχές μπορούν να πωληθούν ελεύθερα ή μόνο με την έγκριση άλλων μετόχων. Μπορούν επίσης να ορίσουν κανόνες για τον διορισμό ή την απόλυση διευθυντών, κάτι που αποκτά ιδιαίτερη σημασία όταν εμπλέκονται πολλά άτομα. 

Σε μια δομή διαχείρισης, η ευελιξία είναι συχνά το κλειδί. Μπορεί να μην χρειάζεστε πολύπλοκους κανόνες σήμερα, αλλά το να έχετε κάποιο περιθώριο για να αλλάξετε πράγματα αργότερα μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο τα γενικά πρότυπα μερικές φορές δεν επαρκούν. Έχουν σχεδιαστεί για να ταιριάζουν σε όλους, πράγμα που συχνά σημαίνει ότι δεν ταιριάζουν ιδιαίτερα σε κανέναν. Το Καταστατικό δημιουργείται και υπογράφεται στο πλαίσιο της συμβολαιογραφικής διαδικασίας. Επομένως, αυτή είναι η κατάλληλη στιγμή για να το δημιουργήσετε σωστά. Οι μεταγενέστερες τροποποιήσεις είναι εφικτές, αν και συνήθως απαιτούν νέα συμβολαιογραφική πράξη. Μερικές φορές είναι δυνατό να αποφύγετε μελλοντικές διαφορές, τροποποιήσεις και πρόσθετα έξοδα αφιερώνοντας λίγο περισσότερο χρόνο σε αυτήν τη φάση κατά τη σύσταση. Πολύ μετά την ολοκλήρωση της γραφειοκρατίας, είναι μία από αυτές τις επιλογές που βοηθούν την εταιρεία σας.

5. Εγγραφή της εταιρείας χαρτοφυλακίου στο Ολλανδικό Εμπορικό Επιμελητήριο

Μετά την ενσωμάτωση της εταιρείας από τον συμβολαιογράφο, υπάρχει ακόμα ένα βήμα που την καθιστά επίσημα «πραγματική» σε καθημερινούς επιχειρηματικούς όρους. Η εταιρεία χαρτοφυλακίου πρέπει να εγγραφεί στο Ολλανδικό Εμπορικό Μητρώο, το οποίο διαχειρίζεται το Εμπορικό Επιμελητήριο, γνωστότερο ως KvK. Αυτό το κομμάτι συχνά μοιάζει με διοικητική εργασία, και ειλικρινά, αυτό συμβαίνει επειδή ως επί το πλείστον είναι. Ωστόσο, έχει μεγαλύτερη σημασία από ό,τι περιμένουν οι άνθρωποι. Το Εμπορικό Μητρώο είναι το μέρος όπου οι άλλοι ελέγχουν με ποιον συνεργάζεστε, ποιος είναι ο ιδιοκτήτης της εταιρείας και ποιος επιτρέπεται να ενεργεί εκ μέρους της. Μέχρι να εμφανιστεί η εταιρεία εκεί, παραμένει σε μεγάλο βαθμό αόρατη. Επιπλέον, απαιτείται από το νόμο να καταχωρίσετε την εταιρεία σας για να την κάνετε επίσημη.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο συμβολαιογράφος υποβάλλει την καταχώριση αμέσως μετά την υπογραφή της πράξης σύστασης, επομένως δεν χρειάζεται να καταθέσετε τίποτα μόνοι σας. Αυτό που καταχωρείται είναι αρκετά βασικές πληροφορίες: η επωνυμία της εταιρείας, η διεύθυνσή της, οι διευθυντές και η δομή ιδιοκτησίας. Ορισμένες από αυτές τις πληροφορίες είναι δημόσιες, κάτι που είναι φυσιολογικό στην Ολλανδία και μέρος του τρόπου λειτουργίας του συστήματος. Όταν εμπλέκεται μια δομή χαρτοφυλακίου, καταγράφεται επίσης η σύνδεση μεταξύ της εταιρείας χαρτοφυλακίου και της εταιρείας λειτουργίας. Αυτό βοηθά στην αποφυγή σύγχυσης αργότερα. Εάν κάτι είναι λανθασμένο ή ελλιπές, συχνά εμφανίζεται σε άβολες στιγμές, για παράδειγμα, κατά το άνοιγμα τραπεζικού λογαριασμού ή κατά την επικοινωνία με τις φορολογικές αρχές. Το να κάνετε αυτό το βήμα σωστά από την αρχή δεν είναι συναρπαστικό, αλλά εξοικονομεί χρόνο και απογοήτευση στη συνέχεια.

6. Ίδρυση της εταιρείας εκμετάλλευσης στο πλαίσιο της δομής συμμετοχών

Η εταιρεία εκμετάλλευσης, η οποία θα διευθύνει στην πραγματικότητα την επιχείρηση, θα πρέπει να συσταθεί μόνο αφού συσταθεί και καταχωρηθεί δεόντως η εταιρεία χαρτοφυλακίου. Αυτή είναι η επιχείρηση που διαχειρίζεται τις καθημερινές λειτουργίες, υπογράφει συμβάσεις και αποστέλλει τιμολόγια στους πελάτες. Από νομικής άποψης, η εταιρεία εκμετάλλευσης είναι συνήθως επίσης μια BV, αν και παίζει εντελώς διαφορετικό ρόλο από την εταιρεία χαρτοφυλακίου. Η εταιρεία εκμετάλλευσης έχει να κάνει με τη δράση, ενώ η εταιρεία χαρτοφυλακίου επικεντρώνεται στην ιδιοκτησία και τη μακροπρόθεσμη δομή. Το βασικό σημείο εδώ είναι ο χρόνος. Όταν χρησιμοποιείται μια δομή χαρτοφυλακίου, η εταιρεία εκμετάλλευσης θα πρέπει να έχει συσταθεί με τρόπο που να αντικατοπτρίζει σαφώς την ιδιοκτησία από την εταιρεία χαρτοφυλακίου. Αυτό μπορεί να γίνει είτε με την εγγραφή της εταιρείας χαρτοφυλακίου στις μετοχές από την αρχή είτε με τη μεταβίβαση των μετοχών λίγο μετά την ίδρυσή της.

Αυτός ο τρόπος χειρισμού των πραγμάτων έχει μεγαλύτερη σημασία από ό,τι αναμένουν πολλοί ξένοι επιχειρηματίες. Για παράδειγμα, εάν η σειρά σύστασης είναι λανθασμένη ή εάν η μεταβίβαση μετοχών δεν τεκμηριωθεί σωστά, μπορεί να οδηγήσει σε επιπλέον γραφειοκρατία ή ακόμα και σε φορολογικά προβλήματα αργότερα. Γι' αυτό το βήμα αυτό συνήθως σχεδιάζεται από την αρχή μαζί με τον συμβολαιογράφο. Στην πράξη, συχνά μοιάζει με επανάληψη της πρώτης σύστασης, αλλά με μια σημαντική διαφορά: ο μέτοχος είναι πλέον μια εταιρεία αντί για ένα φυσικό πρόσωπο. Μόλις συσταθεί η εταιρεία λειτουργίας, η δομή είναι πλήρης και έτοιμη για χρήση. Από εκείνη τη στιγμή και μετά, τα κέρδη μπορούν να εισρεύσουν στην εταιρεία χαρτοφυλακίου, οι κίνδυνοι παραμένουν σε μεγάλο βαθμό εντός της εταιρείας λειτουργίας και μπορούν να προστεθούν μελλοντικές επεκτάσεις χωρίς να αναδιαμορφωθεί ολόκληρη η δομή. Είναι ένα τεχνικό βήμα, αλλά ένα βήμα που κάνει ολόκληρη τη δομή χαρτοφυλακίου να λειτουργεί πραγματικά.

7. Απαιτήσεις φορολογικής εγγραφής και συμμόρφωσης

Οι φόροι είναι γενικά κάτι που δεν είναι δημοφιλές μεταξύ των επιχειρηματιών, ειδικά κατά την ίδρυση μιας εταιρείας σε μια νέα χώρα. Μερικές φορές είναι δύσκολο να κατανοήσει κανείς τους φορολογικούς νόμους στη δική του χώρα, πόσο μάλλον σε μια διαφορετική. Τα καλά νέα είναι ότι η φορολογική εγγραφή στην Ολλανδία ακολουθεί μια σαφή και αρκετά λογική διαδικασία, ακόμη και αν φαίνεται τρομακτική στα χαρτιά. Μόλις συσταθεί η εταιρεία χαρτοφυλακίου και η εταιρεία λειτουργίας σας, πρέπει να εγγραφούν στις ολλανδικές φορολογικές αρχές. Αυτό γενικά περιλαμβάνει φόρους όπως ο φόρος εισοδήματος νομικών προσώπων και, σε πολλές περιπτώσεις, ο φόρος προστιθέμενης αξίας, ο οποίος είναι διεθνώς πιο γνωστός ως ΦΠΑ. Το ποιοι φόροι ισχύουν για την εταιρεία σας εξαρτάται από το τι κάνει στην πραγματικότητα η εταιρεία λειτουργίας. Δεν χρειάζεται κάθε εταιρεία να εγγραφεί αμέσως στον ΦΠΑ και δεν είναι κάθε εταιρεία χαρτοφυλακίου ενεργή από φορολογικής άποψης αμέσως. Εάν είστε μέτοχος και διευθυντής, υπάρχει και το ζήτημα του φόρου μισθοδοσίας. Στην Ολλανδία, τα διευθυντές μιας BV συνήθως υποχρεούνται να καταβάλλουν στον εαυτό τους έναν μισθό, γνωστό ως τον συνήθη μισθό. 

Σκοπός αυτού του κανονισμού είναι να εμποδίσει τις επιχειρήσεις να αποφεύγουν τους φόρους εισοδήματος καταβάλλοντας όλα τα κέρδη ως μερίσματα. Φαίνεται σκληρό, αλλά στην πράξη υπάρχει περιθώριο διαπραγμάτευσης, ειδικά στην αρχική φάση. Το πιο σημαντικό είναι το πλαίσιο να έχει διαμορφωθεί σωστά από την αρχή. Μόλις οι φορολογικές αρχές γνωρίζουν ποιοι είστε, τι κάνουν οι εταιρείες και πώς σχετίζονται, το σύστημα γίνεται πολύ πιο εύκολο στη διαχείριση. Το μεγαλύτερο λάθος που κάνουν οι επιχειρηματίες με τους φόρους είναι η νοητική αναβολή τους. Η αγνόηση των εγγραφών ή η καθυστέρηση της εγκατάστασης σπάνια απλοποιεί τα πράγματα. Η έγκαιρη φροντίδα της φορολογικής εγγραφής δημιουργεί σαφήνεια και αποφεύγει δυσάρεστες εκπλήξεις αργότερα. Μπορεί να μην είναι το πιο συναρπαστικό μέρος της οικοδόμησης μιας επιχείρησης, αλλά μόλις αντιμετωπιστεί σωστά, σας εξοικονομεί πολύ χρόνο και προβλήματα. Intercompany Solutions μπορεί να σας βοηθήσει με όλα τα φορολογικά θέματα, διευκολύνοντάς σας να επικεντρωθείτε στις καθημερινές σας επιχειρηματικές δραστηριότητες.

8. Τραπεζικές συναλλαγές, κεφαλαιακές απαιτήσεις και χρηματοοικονομική οργάνωση

Αφού διευθετηθεί η νομική και φορολογική πλευρά των πραγμάτων, η προσοχή συνήθως μετατοπίζεται σε κάτι πολύ πιο απτό: χρήματα και τραπεζικές συναλλαγές. Το άνοιγμα ενός τραπεζικού λογαριασμού επιχείρησης είναι μια πρακτική απαίτηση στην Ολλανδία, ειδικά όταν εργάζεστε με μια δομή χαρτοφυλακίου. Κάθε εταιρεία, τόσο η εταιρεία χαρτοφυλακίου όσο και η εταιρεία λειτουργίας, θα πρέπει να έχει τον δικό της τραπεζικό λογαριασμό. Η ανάμειξη οικονομικών μπορεί να φαίνεται βολική στην αρχή, αλλά σχεδόν πάντα οδηγεί σε σύγχυση αργότερα. Οι τράπεζες θα περιμένουν επίσης μια σαφή εξήγηση για το πώς συνδέονται οι εταιρείες και τι κάνει η καθεμία. Αυτό είναι φυσιολογικό, καθώς οι ολλανδικές τράπεζες υποχρεούνται να κατανοούν τη δομή και τον σκοπό των επιχειρήσεων με τις οποίες συνεργάζονται. Η Ολλανδία διατηρεί μάλλον απλές κεφαλαιακές απαιτήσεις. Είναι δυνατή η σύσταση μιας BV με σχετικά μικρό μετοχικό κεφάλαιο. Από την έναρξη της λεγόμενης «Flex-BV», αυτό είναι συνήθως μόνο ένα ευρώ. Αυτό καθιστά την ίδρυση μιας ολλανδικής BV πολύ πιο προσιτή στους ανθρώπους.

Επιπλέον, ο οικονομικός σχεδιασμός δεν μπορεί να αγνοηθεί, παρόλο που αυτό μειώνει το εμπόδιο στην εγκατάσταση. Η εταιρεία χαρτοφυλακίου θα πρέπει να είναι σε θέση να λειτουργεί μόνη της και η λειτουργική επιχείρηση εξακολουθεί να χρειάζεται επαρκή κεφάλαια για την εκτέλεση των καθημερινών εργασιών. Η διατήρηση του διαχωρισμού των οικονομικών βοηθά στη διατήρηση μιας σαφούς προοπτικής και διευκολύνει πολύ τη λογιστική. Οι τραπεζικές συναλλαγές είναι συχνά το βήμα που δοκιμάζει περισσότερο την υπομονή των ανθρώπων, ειδικά αν οργανώνετε τα πράγματα από το εξωτερικό. Οι ερωτήσεις από την τράπεζα είναι φυσιολογικές και τα αιτήματα για επιπλέον έγγραφα αποτελούν μέρος της διαδικασίας, ακόμη και όταν όλα είναι εντάξει. Αν και μπορεί να φαίνεται αργή, αυτό δεν υποδηλώνει πρόβλημα. Μόλις οι λογαριασμοί εγκριθούν και λειτουργήσουν, η καθημερινή πλευρά της δομής χαρτοφυλακίου γίνεται σημαντικά πιο εύκολη στη διαχείριση. Από εκείνο το σημείο και μετά, οι πληρωμές, η λογιστική και η αναφορά ακολουθούν ένα μοτίβο και η εγκατάσταση αρχίζει να μοιάζει λιγότερο με έργο και περισσότερο με πραγματική επιχείρηση.

9. Συνήθεις παγίδες που πρέπει να αποφύγετε κατά το άνοιγμα μιας εταιρείας χαρτοφυλακίου στην Ολλανδία

Το μεγαλύτερο μέρος των δυσκολιών με τις ολλανδικές εταιρείες χαρτοφυλακίου δεν είναι συνέπεια εκούσιων παραπτωμάτων. Συνήθως προέρχονται από την υπερβολική ταχύτητα ή από την πεποίθηση ότι όλα θα λυθούν μόνα τους στον κατάλληλο χρόνο. Ένα συνηθισμένο παράδειγμα είναι η σειρά με την οποία ιδρύονται οι εταιρείες. Οι επιχειρηματίες μπορεί να ξεκινήσουν με την εταιρεία διαχείρισης και να σκεφτούν απλώς την εταιρεία χαρτοφυλακίου αργότερα λόγω της αίσθησης του επείγοντος. Αν και τέτοιες τεχνικές συνήθως λειτουργούν κατ' αρχήν, συχνά οδηγούν σε πρόσθετα βήματα στην πράξη. Οι μετοχές πρέπει να μετακινούνται, τα αρχεία να ενημερώνονται και να απαντώνται σε ερωτήματα που θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί με λίγο περισσότερη προετοιμασία εκ των προτέρων. Ένας άλλος τομέας όπου τα πράγματα συχνά γίνονται μπερδεμένα είναι η δομή των μετοχών. Στην αρχή, η ιδιοκτησία φαίνεται απλή, ειδικά αν κάνετε τα πάντα μόνοι σας. 

Αλλά οι επιχειρήσεις αλλάζουν. Οι εταίροι συμμετέχουν, εμφανίζονται επενδυτές ή τα σχέδια αλλάζουν. Εάν τα δικαιώματα ψήφου και η εξουσία λήψης αποφάσεων δεν είχαν ποτέ μελετηθεί με σαφήνεια, αυτές οι αλλαγές ξαφνικά γίνονται πιο δύσκολες από το αναμενόμενο. Αυτό που κάποτε φαινόταν ευέλικτο μπορεί να αρχίσει να φαίνεται περιοριστικό. Αυτό δεν είναι κάτι υπερβολικά δραματικό, αλλά είναι άβολο και συνήθως πιο ακριβό να διορθωθεί αργότερα. Μια τρίτη παγίδα εμφανίζεται στην καθημερινή διαχείριση. Η χρήση ενός τραπεζικού λογαριασμού για πολλές εταιρείες ή η πληρωμή εξόδων σε διάφορες οντότητες μπορεί να φαίνεται ακίνδυνη στην αρχή. Πολλοί άνθρωποι το κάνουν «προς το παρόν». Το πρόβλημα είναι ότι το «προς το παρόν» έχει τη συνήθεια να γίνεται μόνιμο. Μόλις η γραμμή μεταξύ της εταιρείας που κατέχει και της εταιρείας που λειτουργεί ξεθωριάσει, η σαφήνεια εξαφανίζεται μαζί της. Τέλος, ορισμένοι επιχειρηματίες υποτιμούν ότι μια δομή που κατέχει χρειάζεται προσοχή με την πάροδο του χρόνου. Δεν είναι δύσκολο να διαχειριστεί κανείς, αλλά χρειάζεται διαχείριση. Η τήρηση των υποχρεώσεων διατηρεί τη δομή χρήσιμη αντί για βαριά.

Πώς μπορούμε να σας βοηθήσουμε με την ίδρυση μιας εταιρείας;

Intercompany Solutions έχει βοηθήσει εκατοντάδες ξένους επιχειρηματίες από περισσότερες από 50 διαφορετικές εθνικότητες. Οι πελάτες μας κυμαίνονται από μικρές νεοσύστατες επιχειρήσεις ενός ατόμου έως πολυεθνικές εταιρείες και όλα τα ενδιάμεσα. Οι διαδικασίες μας απευθύνονται σε ξένους επιχειρηματίες και, ως εκ τούτου, γνωρίζουμε τους πιο πρακτικούς τρόπους για να σας βοηθήσουμε με την εγγραφή της εταιρείας σας. Μπορούμε να σας βοηθήσουμε με το πλήρες πακέτο εγγραφής εταιρείας στην Ολλανδία, είτε οι ίδιοι είτε μέσω αξιόπιστων και επαγγελματικών συνεργατών με τους οποίους συνεργαζόμαστε στενά:

• Ίδρυση εταιρείας στις Κάτω Χώρες
• Αίτηση για αριθμό ΦΠΑ ή EORI
• Αίτηση για αλλοδαπούς αριθμούς ΦΠΑ
• Βοήθεια εκκίνησης
• Λογιστικές υπηρεσίες
• Διοικητικές υπηρεσίες
• Γραμματειακές υπηρεσίες
• ΝΟΜΙΚΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ
• Διαχείριση μισθοδοσίας
• Φορολογικές υπηρεσίες
• Επιστροφές OSS
• Δηλώσεις ενδοκοινοτικών συναλλαγών (ΔΕΣ)
• Απόκτηση άδειας βάσει του άρθρου 23
• Λήψη ηλεκτρονικής αλληλογραφίας για την εταιρεία σας
• Απόκτηση ή κλείσιμο λογαριασμών G
• Μεταβίβαση μετοχών
• Κλείσιμο ολλανδικών εταιρειών
• Γενικές επιχειρηματικές συμβουλές

Βελτιώνουμε συνεχώς τα ποιοτικά μας πρότυπα για να παρέχουμε συνεχώς άψογες υπηρεσίες.

Πως Intercompany Solutions μπορεί να σας βοηθήσει με την ίδρυση μιας ολλανδικής εταιρείας χαρτοφυλακίου

Δεδομένου ότι έχουμε πολυετή εμπειρία στην ίδρυση ολλανδικών επιχειρήσεων, μπορούμε εύκολα να ιδρύσουμε την εταιρεία χαρτοφυλακίου σας σε λίγες μόνο εργάσιμες ημέρες. Σχεδόν όλοι οι πελάτες μας συνήθως επιλέγουν να ιδρύσουν μια BV, σε πολλές περιπτώσεις και με τη μορφή μιας δομής χαρτοφυλακίου. Μια BV προσφέρει πολλά οφέλη και σας προσφέρει επίσης επαγγελματισμό, καθώς θεωρείται ως δήλωση επιτυχίας. Εάν θέλετε να συζητήσετε τις επιλογές που έχετε στη διάθεσή σας ή χρειάζεστε προσωπικές συμβουλές σχετικά με την επέκταση στην Ολλανδία, μη διστάσετε να μας καλέσετε. Είναι επίσης απολύτως δυνατό να ιδρύσετε μια ολλανδική θυγατρική που να εμπίπτει στην ήδη υπάρχουσα ξένη εταιρεία χαρτοφυλακίου σας. μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με αυτό εδώΘα σας βοηθάμε πάντα με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.