Η υποχρέωση δημοσιονομικής διατήρησης σύμφωνα με το ολλανδικό δίκαιο

Ενημερώθηκε στις 26 Ιουνίου 2023

Όταν ξεκινάτε μια ολλανδική επιχείρηση, θα πρέπει να τηρείτε όλους τους ολλανδικούς νόμους που ρυθμίζουν το επιχειρηματικό περιβάλλον. Ένας από αυτούς τους νόμους είναι η λεγόμενη υποχρέωση δημοσιονομικής διατήρησης. Αυτό ουσιαστικά σας λέει ότι πρέπει να αρχειοθετήσετε τη διοίκηση της επιχείρησής σας για ένα ορισμένο χρονικό διάστημα. Γιατί; Επειδή αυτό επιτρέπει στις ολλανδικές φορολογικές αρχές να ελέγχουν τη διαχείρισή σας όποτε το κρίνουν σκόπιμο. Η υποχρέωση παρακράτησης φόρου είναι μια νομική υποχρέωση που ισχύει για όλους τους επιχειρηματίες στην Ολλανδία. Εάν έχετε συνηθίσει να εργάζεστε με αρκετά παλιά αρχεία και τρόπους αρχειοθέτησης της διαχείρισής σας, αυτό μπορεί να αποδειχτεί μια μεγάλη πρόκληση. Υπάρχει μάλιστα μεγάλη πιθανότητα, χωρίς να το γνωρίζετε, να μην συμμορφώνεστε με την υποχρέωση διατήρησης.

Ουσιαστικά, η υποχρέωση δημοσιονομικής διατήρησης αναφέρει ότι όλοι οι επιχειρηματίες στην Ολλανδία είναι νομικά υποχρεωμένοι να διατηρήσουν τη διοίκηση της εταιρείας τους για επτά χρόνια. Σημειώστε ότι για ορισμένα έγγραφα ισχύει η περίοδος διατήρησης των επτά ετών, αλλά για άλλα δέκα έτη. Τα έγγραφα πρέπει επίσης να αποθηκεύονται με τρόπο που να επιτρέπει στους επιθεωρητές των ολλανδικών φορολογικών αρχών να ελέγχουν εύκολα τη διοίκηση μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα. Σε αυτό το άρθρο, θα περιγράψουμε τι σημαίνει η υποχρέωση δημοσιονομικής διατήρησης για την εταιρεία σας, πώς μπορείτε να την τηρήσετε και ποιες παγίδες πρέπει να προσέξετε.

Πληροφορίες σχετικά με την υποχρέωση δημοσιονομικής παρακράτησης

Όπως ήδη εξηγήσαμε παραπάνω, όλοι οι Ολλανδοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων έχουν τη νομική υποχρέωση να προσφέρουν στις ολλανδικές φορολογικές αρχές την ευκαιρία να ελέγξουν τη διοίκηση έως και πριν από επτά χρόνια. Αυτό ισχύει για βασικά δεδομένα σχετικά με τις οικονομικές δαπάνες και τα κέρδη σας, όπως το γενικό καθολικό, τη διαχείριση των αποθεμάτων σας, τους εισπρακτέους και πληρωτέους λογαριασμούς, τη διαχείριση αγορών και πωλήσεων και τη διαχείριση μισθοδοσίας. Έτσι όλα τα χρήματα που βγαίνουν και εισέρχονται κατά τη διάρκεια οποιουδήποτε συγκεκριμένου οικονομικού έτους, το οποίο ξεκινά από το 1^st Ιανουαρίου έως τις 31^st του Δεκεμβρίου. Πρέπει να έχετε υπόψη σας ότι αυτό σημαίνει ότι κάθε Ολλανδός επιχειρηματίας πρέπει να μπορεί να εμφανίζει όλα τα δεδομένα των τελευταίων επτά (ή δέκα) ετών, κατά τη διάρκεια ενός τυχαίου ελέγχου από τις φορολογικές αρχές. Τυχαία σημαίνει ότι μπορούν να έρθουν απροειδοποίητα, επομένως γενικά πρέπει να είστε πάντα προετοιμασμένοι.

Υπάρχουν πολλοί πιθανοί λόγοι για να γίνει ένας έλεγχος, αν και μερικές φορές συμβαίνει απλώς ως γενικός έλεγχος. Οι φορολογικές αρχές μπορεί απλώς να αποφασίσουν ότι χρειάζεστε περιοδικό έλεγχο, προκειμένου να βεβαιωθείτε ότι τα κάνετε όλα νόμιμα και ότι έχετε ενημερωμένη τη διαχείρισή σας. Αυτοί οι έλεγχοι γίνονται τυχαία, αλλά όχι πολύ συχνά. Σε άλλες περιπτώσεις, υπάρχει ως επί το πλείστον σαφής λόγος για τον οποίο οι φορολογικές αρχές αποφασίζουν να σας ελέγξουν. Για παράδειγμα, υποβάλατε δηλώσεις που οι εφορίες θεωρούν ύποπτες. Ή θα μπορούσατε να σκεφτείτε μια έρευνα που διενεργεί ο φορολογικός ελεγκτής σε έναν από τους προμηθευτές σας ή σε έναν επιχειρηματικό εταίρο ή σε άλλο εμπλεκόμενο τρίτο μέρος. Στη συνέχεια, ο επιθεωρητής ζητά πρόσβαση στη διοίκησή σας και βλέπει εάν μπορεί να εντοπίσει σφάλματα ή παρατυπίες. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι λογιστές και οι λογιστές επισημαίνουν συχνά στους πελάτες τους ότι είναι πολύ σημαντικό να υπάρχει μια καλά σχεδιασμένη και συνοπτική διοίκηση.

Όχι μόνο επειδή οι φορολογικές αρχές μπορούν να έρθουν και να βουτήξουν στη διοίκησή σας, αλλά λόγω άλλων πλεονεκτημάτων ειδικά για εσάς και την εταιρεία σας. Εάν έχετε μια σταθερή διοίκηση, τότε αυτό σας παρέχει μια εικόνα για τα οικονομικά σας μεγέθη. Μπορείτε να το δείτε κάπως παράλληλα με ένα οικιακό βιβλίο: παρακολουθείτε όλα τα χρήματα που έρχονται και βγαίνουν. Αυτό σημαίνει ότι γνωρίζετε ακριβώς πού υπάρχουν προβλήματα, για παράδειγμα, όταν ξοδεύετε περισσότερα σε περιουσιακά στοιχεία από αυτά που πραγματοποιείτε πραγματικά σε κέρδη. Παρά το γεγονός ότι μπορεί να μην είναι μεγάλη η πιθανότητα να σας χτυπήσει ο επιθεωρητής την πόρτα, είναι συνετό να έχετε τη διοίκηση σε τάξη. Για τους επιχειρηματίες, η λογιστική είναι επίσης μια αξιόπιστη πηγή στοιχείων για τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων. Αυτό σημαίνει ότι είναι πιο εύκολο να αποφασίσετε πότε θα επενδύσετε σε κάτι νέο, σε αντίθεση με το να επενδύσετε λιγότερα και να κερδίσετε περισσότερα χρήματα για μια χρονική περίοδο. Σας δίνει μια συνολική εικόνα της κερδοφορίας της εταιρείας σας, η οποία είναι πολύ σημαντική εάν θέλετε να επιτύχετε πραγματική επιτυχία.

Πότε εφαρμόζετε την περίοδο υποχρέωσης διατήρησης των 10 ετών;

Όπως αναφέραμε εν συντομία παραπάνω, η κανονική περίοδος διατήρησης είναι 7 έτη. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι επιχειρηματίες θα χρειαστεί να αποθηκεύουν πληροφορίες και δεδομένα για μερικά χρόνια περισσότερο, δηλαδή για 10 χρόνια. Μία από τις περιπτώσεις στις οποίες ισχύει αυτή η υποχρέωση παρατεταμένης διατήρησης είναι όταν είστε ιδιοκτήτης ή ενοικιάζετε ένα κτίριο γραφείων ή άλλου τύπου επαγγελματικούς χώρους. Τα δεδομένα για ακίνητη περιουσία υπόκεινται σε υποχρέωση διατήρησης δέκα ετών, επομένως εάν είστε κάτοχος οποιουδήποτε είδους περιουσίας μέσω της εταιρείας σας, υπόκεινται στη μεγαλύτερη περίοδο διατήρησης. Το ίδιο ισχύει, όταν η εταιρεία σας παρέχει ή εμπλέκεται στην παροχή υπηρεσιών ραδιοφωνικής και τηλεοπτικής εκπομπής, ηλεκτρονικών υπηρεσιών ή/και τηλεπικοινωνιακών υπηρεσιών και έχει επίσης επιλέξει το λεγόμενο σύστημα OSS (One-Stop-Shop). Λάβετε υπόψη ότι είναι στην πραγματικότητα απολύτως δυνατή η σύναψη συμφωνιών με τις φορολογικές αρχές σχετικά με ορισμένους κανονισμούς ή ρυθμίσεις, όπως:

• Πόσο λεπτομερής πρέπει να είναι η διοίκηση
• Ο τρόπος με τον οποίο τηρούνται τα αρχεία
• Διατήρηση δεδομένων εκτός των βασικών δεδομένων για μικρότερο χρονικό διάστημα

Επίσης, τηρείτε και ενημερώνετε, εάν ισχύει, τη χρονική εγγραφή «βασικών στοιχείων» για την ετήσια έκπτωση του φόρου επιχειρηματικής δραστηριότητας. Αυτό ισχύει επίσης για τη διατήρηση μιας καλής εγγραφής χιλιομέτρων. Θα πρέπει να κρατήσετε ένα για τη χρήση του ιδιωτικού σας αυτοκινήτου για επαγγελματικούς λόγους ή το αντίστροφο: όταν χρησιμοποιείτε το επαγγελματικό σας αυτοκίνητο μόνο για επαγγελματικούς λόγους και ποτέ ιδιωτικά.

Ποιος πρέπει να κρατήσει μια διοίκηση, ακριβώς;

Μια από τις πρώτες ερωτήσεις που μπορεί να κάνετε, είναι ποιος είναι υποχρεωμένος να κρατήσει μια διοίκηση για τουλάχιστον 7 χρόνια; Στην πραγματικότητα, κάθε ιδιοκτήτης επιχείρησης υποχρεούται να το κάνει. Δεν έχει σημασία πόσο μεγάλη ή μικρή είναι η επιχείρησή σας: η υποχρέωση ανήκει σε κάθε Ολλανδό επιχειρηματία. Δεν χρειάζεται μόνο να διατηρήσετε μια διοίκηση, αλλά η διοίκηση πρέπει επίσης να διατηρείται με τρόπο που να επιτρέπει στις φορολογικές αρχές να την ελέγχουν. Επομένως, εμπλέκονται ορισμένοι κανόνες και κανονισμοί, που σημαίνει ότι η διοίκησή σας πρέπει να είναι σωστή σύμφωνα με την ολλανδική νομοθεσία. Χρειάζεστε αυτή η διοίκηση για να υποβάλει σωστά δήλωση ΦΠΑ και δήλωση ενδοκοινοτικών παραδόσεων (ICP), αλλά και να μπορεί να διεξάγει σωστά την επιχείρησή σας. Γενικά, αυτό σημαίνει ότι πρέπει να κρατήσετε όλα τα πρωτότυπα έγγραφα, ώστε να μπορείτε να τα δείξετε στον εφοριακό όταν κάνει έλεγχο.

Ποιοι απαλλάσσονται από την τήρηση πλήρους φακέλου ΦΠΑ;

Υπάρχουν ορισμένοι επιχειρηματίες που δεν χρειάζεται να τηρούν πλήρη στοιχεία ΦΠΑ:

• Επιχειρηματίες που παρέχουν μόνο αγαθά ή υπηρεσίες που απαλλάσσονται από τον ΦΠΑ
• Νομικά πρόσωπα που δεν είναι επιχειρηματίες, αλλά διαθέτουν ΑΦΜ

Πρόσθετες διοικητικές υποχρεώσεις

Είστε ιδιοκτήτης εταιρείας που εμπορεύεται προϊόντα περιθωρίου; Στη συνέχεια ισχύουν για εσάς πρόσθετες διοικητικές υποχρεώσεις. Τι είναι τα αγαθά περιθωρίου; Τα αγαθά περιθωρίου είναι γενικά μεταχειρισμένα (μεταχειρισμένα) αγαθά που έχετε αγοράσει χωρίς να πληρώσετε ΦΠΑ. Υπό ορισμένες προϋποθέσεις, τα ακόλουθα είδη μπορούν επίσης να θεωρηθούν ως αγαθά περιθωρίου:

• Τέχνη
• Αντίκες
• Συλλεκτικά που αγοράζετε ή εισάγετε με ΦΠΑ.

Τι εμπίπτει στην κατηγορία μεταχειρισμένα αγαθά;

Τα μεταχειρισμένα είναι όλα τα αγαθά που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά, είτε μετά την επισκευή είτε όχι. Λάβετε υπόψη ότι όλα τα αγαθά που αγοράζετε από ιδιώτη είναι πάντα μεταχειρισμένα, ακόμα κι αν δεν έχουν χρησιμοποιηθεί ποτέ. Τα μεταχειρισμένα αγαθά περιλαμβάνουν επίσης αγαθά που έχουν εκτραφεί στο εσωτερικό ή, όπως στην περίπτωση των αλόγων. Όταν εμπορεύεστε αγαθά περιθωρίου, πρέπει να τηρείτε αρχεία. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι το εμπόριο αγαθών με περιθώριο κέρδους υπόκειται σε γενικές διοικητικές υποχρεώσεις. Επιπλέον, ισχύουν διαφορετικοί κανόνες για τη διαχείριση των αγαθών περιθωρίου κέρδους. Η αγορά και η πώληση αγαθών περιθωρίου πρέπει, φυσικά, να τηρούνται στα αρχεία σας. Για αυτά τα προϊόντα, υπάρχουν δύο διαφορετικές μέθοδοι για να επιτευχθεί αυτό:

• Υπολογίζετε τον ΦΠΑ ανά μεμονωμένο αγαθό και παρακολουθείτε τις αγορές και τις πωλήσεις ανά είδος στη διοίκησή σας. Οι φορολογικές αρχές ονομάζουν αυτή την ατομική μέθοδο.
• Υπολογίζετε τον ΦΠΑ στο συνολικό περιθώριο κέρδους σε μια περίοδο δήλωσης. Αυτό το ονομάζουμε μέθοδο παγκοσμιοποίησης.

Και οι δύο μέθοδοι υπόκεινται σε πρόσθετες διοικητικές υποχρεώσεις. Ποια μέθοδο λοιπόν χρησιμοποιείτε; Αυτή η ερώτηση μπορεί να απαντηθεί δηλώνοντας ότι εξαρτάται από τον τύπο των προϊόντων ποια μέθοδο επιτρέπεται να χρησιμοποιήσετε. Η μέθοδος παγκοσμιοποίησης είναι υποχρεωτική για τα ακόλουθα αγαθά:

• Μέσα μεταφοράς, όπως αυτοκίνητα, μοτοσικλέτες, ποδήλατα, μοτοποδήλατα και τροχόσπιτα
• ΡΟΥΧΑ
• Έπιπλα
• Βιβλία και περιοδικά
• Εξοπλισμός φωτογραφιών, ταινιών και βίντεο
• Βιντεοκασέτες, DVD, μουσικές κασέτες, CD, LP κ.λπ.
• Μουσικά όργανα
• Οικιακές συσκευές
• Ηλεκτρικές συσκευές
• Κατοικίδια
• Τέχνη, αντίκες και συλλεκτικά αντικείμενα (υπό ορισμένες προϋποθέσεις, όπως αναφέρθηκε προηγουμένως)

Η μέθοδος παγκοσμιοποίησης είναι επίσης υποχρεωτική για τα ανταλλακτικά, τα αξεσουάρ και τις προμήθειες που χρησιμοποιούνται σε αυτά τα αγαθά, καθώς αποτελούν αναπόσπαστο μέρος των ίδιων των αγαθών περιθωρίου. Έτσι, ακόμα κι αν βάλετε ένα νέο σωλήνα εξάτμισης στο μεταχειρισμένο σας αυτοκίνητο, θα είναι μέρος του καλού περιθωρίου (το αυτοκίνητο).

Αγαθά που δεν χαρακτηρίζονται ως αγαθά περιθωρίου

Εμπορεύεστε άλλα αγαθά εκτός από αγαθά περιθωρίου; Εννοείτε ότι τα προϊόντα σας δεν πληρούν τις προϋποθέσεις ως χρησιμοποιημένα; Στη συνέχεια, πρέπει να εφαρμόσετε την ατομική μέθοδο, σε αντίθεση με τη μέθοδο της παγκοσμιοποίησης. Η μέθοδος της παγκοσμιοποίησης σάς επιτρέπει να αντισταθμίσετε τα αρνητικά περιθώρια κέρδους έναντι των θετικών περιθωρίων κέρδους. Ωστόσο, αυτό δεν επιτρέπεται με την ατομική μέθοδο. Σε κάθε περίπτωση, είναι απολύτως δυνατό να ζητήσετε από τις ολλανδικές φορολογικές αρχές να αλλάξουν μεθόδους, όποτε πιστεύετε ότι αυτό θα είναι το κατάλληλο για εσάς. Μόνο στην περίπτωση που είστε υπεύθυνος δημοπρασίας ή μεσάζων που ενεργεί για λογαριασμό σας ως δημοπράτη, δεν μπορείτε να εφαρμόσετε τη μέθοδο της παγκοσμιοποίησης. Αυτό μπορεί να οφείλεται στο γεγονός ότι ένας δημοπράτης λειτουργεί ως μεσάζων μεταξύ αγοραστών και πωλητών και, επομένως, δεν μπορεί να θεωρηθεί ως ο ιδιοκτήτης του αντικειμένου. Επίσης, μπορείτε να πουλήσετε αγαθά περιθωρίου με ΦΠΑ. Μπορείτε πραγματικά να επιλέξετε να πουλήσετε αγαθά περιθωρίου με ΦΠΑ. Μπορείτε να διαβάσετε τι πρέπει να κάνετε στη διαχείρισή σας κάτω από Διοικητικές συνέπειες κατά την πώληση στο πλαίσιο του κανονικού καθεστώτος ΦΠΑ.

Τα ακριβή έγγραφα που πρέπει να κρατήσετε για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα

Όπως αναφέραμε και προηγουμένως, πρέπει να διατηρείτε όλα τα βασικά στοιχεία της διοίκησης της εταιρείας σας για μια περίοδο 7 ετών, ώστε οι φορολογικές αρχές να μπορούν να ελέγχουν τα δεδομένα. Η περίοδος των 7 ετών ξεκινά όταν λήξει η τρέχουσα αξία οποιουδήποτε αγαθού ή υπηρεσίας. Για να μπορέσουμε να εξηγήσουμε τι σημαίνει «τρέχον» σε αυτό το πλαίσιο, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το παράδειγμα μιας σύμβασης μίσθωσης αυτοκινήτου. Φανταστείτε ότι μισθώνετε ένα αυτοκίνητο για μια περίοδο 3 ετών. Όσο η σύμβαση είναι ενεργή, το αγαθό ή η υπηρεσία θεωρείται τρέχουσα. Ωστόσο, με τη λήξη της σύμβασης, το αγαθό ή η υπηρεσία δεν χρησιμοποιείται πλέον εκείνη τη στιγμή και, ως εκ τούτου, πληροί τις προϋποθέσεις ως έληξε. Το ίδιο ισχύει και για την περίπτωση, όταν κάνετε μια τελική πληρωμή για να πληρώσετε κάτι (off). Από εκείνη τη στιγμή και μετά, πρέπει να αποθηκεύετε δεδομένα σχετικά με αυτό το αγαθό ή την υπηρεσία για 7 συναπτά έτη, καθώς τότε αρχίζει πραγματικά η περίοδος διατήρησης. Φυσικά, θα θέλατε να μάθετε ποια έγγραφα και ποια δεδομένα θα χρειαστεί να αρχειοθετήσετε. Τα βασικά δεδομένα αποτελούνται από τα ακόλουθα γενικά:

• Το γενικό καθολικό
• Η διαχείριση αποθεμάτων
• Η διοίκηση αγορών και πωλήσεων
• Η διαχείριση των εισπρακτέων και πληρωτέων λογαριασμών
• Η διοίκηση μισθοδοσίας

Εκτός από τα προαναφερθέντα βασικά δεδομένα, πρέπει να λάβετε υπόψη το γεγονός ότι πρέπει επίσης να διατηρήσετε όλα τα κύρια δεδομένα. Τα κύρια δεδομένα σχετίζονται με θέματα όπως πληροφορίες σχετικά με τους οφειλέτες και τους πιστωτές σας και αρχεία άρθρων. Λάβετε υπόψη ότι όλες οι μεταλλάξεις στα κύρια δεδομένα πρέπει να είναι ανιχνεύσιμες στη συνέχεια.

Ο σωστός τρόπος αποθήκευσης τιμολογίων

Ένα σημαντικό μέρος της υποχρέωσης διατήρησης είναι ο συγκεκριμένος τρόπος με τον οποίο λαμβάνονται και αποθηκεύονται τα δεδομένα. Σύμφωνα με τις νομικές διατάξεις που καλύπτουν το συγκεκριμένο θέμα, πρέπει να τηρείτε βιβλία, έγγραφα και φορείς δεδομένων που είναι σημαντικά για τη φορολογία με τον ίδιο ακριβώς τρόπο που τα έχετε λάβει. Άρα, στην αρχική του κατάσταση, σημαίνει την πρωτογενή καταγραφή των δεδομένων πηγής. Αυτό σημαίνει ότι ένα ψηφιακά λαμβανόμενο έγγραφο πρέπει επίσης να αποθηκευτεί ψηφιακά, κάτι που μπορεί να φαίνεται αντιφατικό στην αρχή, καθώς η φυσική αποθήκευση δεδομένων ήταν ο κανόνας για τόσο μεγάλο χρονικό διάστημα. Αυτό δεν ισχύει πλέον. Για παράδειγμα, μια προσφορά ή ένα τιμολόγιο που λαμβάνετε μέσω e-mail, πρέπει να αποθηκευτεί ως ψηφιακό αρχείο, καθώς ο αρχικός τρόπος με τον οποίο το λάβατε είναι ψηφιακός. Σύμφωνα με τους κανόνες της υποχρέωσης διατήρησης, μπορείτε να αποθηκεύσετε αυτήν την προσφορά ή το τιμολόγιο μόνο ψηφιακά.

Ένα άλλο πράγμα που πρέπει να κάνετε, είναι να αποθηκεύσετε την πηγή του αρχείου που λάβατε, δίπλα στην ψηφιακή αποθήκευση κάθε ψηφιακού αρχείου. Δεν αρκεί μόνο η αποθήκευση του τιμολογίου, γιατί οι εφορίες θέλουν να μπορείτε να αποδείξετε ότι, μετά την παραλαβή, το τιμολόγιο δεν έχει προσαρμοστεί από εσάς χειρόγραφα. Έτσι, το αντιλαμβάνεστε όχι μόνο αποθηκεύοντας το ίδιο το τιμολόγιο, αλλά και το e-mail στο οποίο επισυνάπτεται το τιμολόγιο. Αυτό επιτρέπει στον επιθεωρητή να δει ότι το τιμολόγιο που έχετε αποθηκεύσει ως αρχείο PDF ή Word είναι πραγματικά το ίδιο με αυτό που λάβατε αρχικά μέσω e-mail. Τα δεδομένα στο πληροφοριακό σύστημα, τα λεγόμενα παράγωγα δεδομένα, πρέπει να είναι ανιχνεύσιμα μέχρι τα δεδομένα πηγής. Αυτή η διαδρομή ελέγχου είναι μια σημαντική προϋπόθεση όταν πρόκειται για ψηφιακή αποθήκευση της διαχείρισης. Επιτρέπεται επίσης να ζητήσετε από τους πελάτες σας ταυτότητα. Αυτό που δεν επιτρέπεται, σύμφωνα με τους κανόνες GDPR, ωστόσο, είναι ότι αυτή η μορφή αναγνώρισης αντιγράφεται και, για παράδειγμα, αποθηκεύεται σε μια διαχείριση. Αυτό επιτρέπεται μόνο σε περιπτώσεις που αυτό είναι υποχρεωτικό, όπως όταν προσλαμβάνετε έναν υπάλληλο ή όταν τα άτομα πρέπει να αποδείξουν την ταυτότητά τους για να γίνουν συνδρομητές (μερικών) από τις υπηρεσίες που προσφέρετε.

Ο σωστός τρόπος διατήρησης μιας φυσικής χορήγησης

Ένα τιμολόγιο ή άλλο έγγραφο που λαμβάνετε ταχυδρομικώς σε χαρτί και πρέπει να φυλάσσεται, μπορείτε πραγματικά να ψηφιοποιήσετε και να αποθηκεύσετε ψηφιακά σύμφωνα με τις φορολογικές αρχές. Ουσιαστικά λοιπόν αντικαθιστάς το αρχείο προέλευσης, που είναι το τιμολόγιο σε χαρτί, με ένα ψηφιακό αρχείο. Αυτό ονομάζεται μετατροπή. Λάβετε όμως υπόψη ότι σε αυτό το σενάριο πρέπει επίσης να διατηρήσετε το αρχικό αρχείο, όπως αναφέραμε παραπάνω, για τη νομικά δεσμευτική περίοδο. Κατά την ψηφιοποίηση, υπάρχουν ορισμένοι σημαντικοί παράγοντες για τους οποίους πρέπει να ενημερωθείτε. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων ψηφιοποιούν συχνά σαρώνοντας τιμολόγια, τραβώντας φωτογραφίες εγγράφων ή έχοντας ένα εργαλείο ψηφιοποίησης συνδεδεμένο με το λογιστικό τους πρόγραμμα, το οποίο ονομάζεται επίσης «σάρωση και αναγνώριση». Μόνο μέσω αυτού του τελευταίου τρόπου ψηφιοποίησης, είναι δυνατή η ψηφιοποίηση των τιμολογίων όχι μόνο πιο εύκολα, αλλά και σύμφωνα με τη σωστή διαδικασία.

Σε ένα φυλλάδιο σχετικά με την υποχρέωση διατήρησης, οι ολλανδικές φορολογικές αρχές αναφέρονται στις προϋποθέσεις που πρέπει να πληροί μια μετατροπή. Είναι σημαντικό, εδώ, να μην χαθούν τα χαρακτηριστικά ασφαλείας του αρχικού εγγράφου. Αυτό σημαίνει ότι διατηρείτε πάντα τα έντυπα τιμολόγια φυσικά (σε έντυπη μορφή) για περίοδο επτά ετών. Ειδικά οι αποδείξεις που καταβάλλονται σε μετρητά δύσκολα ελέγχουν τη γνησιότητά τους. Από την άλλη πλευρά, υπάρχουν και παραδείγματα λογιστικών γραφείων που έχουν συνάψει συμφωνίες με τις φορολογικές αρχές για αυτό. Για παράδειγμα, τα γραφεία έχουν λάβει συλλογικά άδεια για όλους τους πελάτες τους να αποθηκεύουν φυσικά τιμολόγια ψηφιακά, έτσι ώστε να μην χρειάζεται πλέον να κρατούν τίποτα στα χαρτιά. Είναι σοφό για εσάς, ως επιχειρηματίας, να διερευνήσετε τις επιλογές σας και ενδεχομένως να μιλήσετε με τις φορολογικές αρχές για τις συγκεκριμένες επιθυμίες σας. Συχνά είναι πρόθυμοι να είναι ευέλικτοι και να σας βοηθήσουν με συγκεκριμένους τρόπους, αρκεί να διατηρείτε τα πάντα καθαρά, διαφανή και νόμιμα.

Ο σωστός τρόπος αποθήκευσης ψηφιακών δεδομένων

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για τη σωστή αποθήκευση ψηφιακών δεδομένων. Η πιο σημαντική προϋπόθεση είναι, φυσικά, τα δεδομένα να αποθηκεύονται για 7 (ή 10) χρόνια. Αποθηκεύετε όλα τα δεδομένα σας και εργάζεστε στον δικό σας διακομιστή; Στη συνέχεια, η ολλανδική φορολογική νομοθεσία υπαγορεύει ότι πρέπει να έχετε μια καλή διαδικασία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, ενώ πρέπει επίσης να εκτελείτε αυτά τα αντίγραφα ασφαλείας με συνέπεια. Δίπλα σε αυτό, αυτά τα αντίγραφα ασφαλείας πρέπει να αποθηκεύονται σε διαφορετική τοποθεσία, από την τοποθεσία όπου βρίσκεται η ψηφιακή διαχείριση. Θα μπορούσατε, για παράδειγμα, να χρησιμοποιήσετε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο για αυτό το σκοπό. Επιτρέπεται επίσης και είναι δυνατή η επιλογή μιας λύσης cloud για την αποθήκευση των δεδομένων σας. Γνωρίζατε ότι το λογισμικό λογιστικής που βασίζεται σε σύννεφο έχει πολλά πλεονεκτήματα, όπως τα ακόλουθα: 

• Εσείς και ο λογιστής ή ο λογιστής σας μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα δεδομένα από οποιαδήποτε συσκευή
• Τα δεδομένα σας διατηρούνται ασφαλή και δεν μπορούν να χαθούν ή να καταστραφούν σε περίπτωση σφάλματος υπολογιστή ή άλλης συσκευής
• Μπορείτε να ενημερώσετε τον εαυτό σας και να κατευθύνετε την εταιρεία σας με βάση πραγματικά τρέχοντα δεδομένα
• Μπορείτε επίσης να συνδέσετε άλλα προγράμματα με το λογιστικό λογισμικό

Όταν λαμβάνετε υπόψη αυτούς τους κανόνες, είστε αρκετά ασφαλείς για την αποθήκευση της ψηφιακής σας διαχείρισης με τον σωστό τρόπο. Θα περιγράψουμε μερικές ακόμη ενδιαφέρουσες λεπτομέρειες σχετικά με μια ψηφιακή διαχείριση παρακάτω.

Επιπλέον προϋποθέσεις και απαιτήσεις σχετικά με την ψηφιακή αποθήκευση αρχείων και δεδομένων

Έχετε αποθηκεύσει δεδομένα σε παλιομοδίτικο εξοπλισμό; Η υποχρέωση διατήρησης σημαίνει επίσης ότι τα διατηρούμενα δεδομένα πρέπει να είναι προσβάσιμα. Επομένως, θα πρέπει να έχετε πρόσβαση και να ανοίξετε το αρχικό αρχείο. Αυτό σημαίνει ότι, για παράδειγμα, ο παλιός εξοπλισμός που σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση σε δεδομένα πρέπει να διατηρηθεί, εάν μόνο με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να συμβουλευτείτε ορισμένα ψηφιακά αρχεία. Μπορείτε να σκεφτείτε παλιά μέσα αποθήκευσης, όπως μια παλιά δισκέτα ή μια παλαιότερη έκδοση των Windows. Επιπλέον, τα περισσότερα λογιστικά πακέτα υποστηρίζουν οικονομικά το λεγόμενο αρχείο ελέγχου. Ο φάκελος ελέγχου είναι απόσπασμα από το γενικό καθολικό. Σημειώστε, ωστόσο, ότι δεν αρκεί η διατήρηση μόνο του αρχείου ελέγχου, διότι δεν περιλαμβάνει όλες τις διοικητικές εγγραφές. Επιπλέον, έχετε υπόψη σας όλα τα ηλεκτρονικά μέσα επικοινωνίας, όπως το ημερολόγιο, τις εφαρμογές και τα SMS. Όλα τα μηνύματα μέσω e-mail, WhatsApp, SMS, ακόμη και Facebook θα πρέπει να διατηρούνται στο βαθμό που θεωρείται ότι εμπίπτουν στην κατηγορία «επαγγελματική επικοινωνία». Σε περίπτωση επιθεώρησης, αυτές οι πληροφορίες πρέπει να διατίθενται με τη μορφή που ζητά ο επιθεωρητής. Αυτός ο κανόνας ισχύει επίσης για την τήρηση ψηφιακής ατζέντας.

Περισσότερα σχετικά με τη μετατροπή χάρτινου αρχείου σε ψηφιακό ή αποθηκευτικό μέσο

Υπό ορισμένες προϋποθέσεις, μπορείτε να μεταφέρετε δεδομένα από ένα μέσο αποθήκευσης σε άλλο. Για παράδειγμα, σάρωση ενός εγγράφου σε χαρτί ή των περιεχομένων ενός CD-ROM σε ένα USB stick. Φυσικά, υπάρχουν ορισμένες προϋποθέσεις για να μπορέσετε να το κάνετε αυτό, οι οποίες είναι οι εξής:

• Η μετατροπή γίνεται σωστά και πλήρως
• Τα μετατρεπόμενα δεδομένα είναι διαθέσιμα καθ' όλη τη διάρκεια της περιόδου διατήρησης
• Μπορείτε να αναπαράγετε τα δεδομένα και να τα κάνετε αναγνώσιμα και ελεγχόμενα μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα

Εάν καταφέρετε να το συνειδητοποιήσετε, δεν θα είστε υποχρεωμένοι να κρατάτε πια έντυπα έγγραφα. Εάν λοιπόν καταφέρετε να πληροίτε τις προαναφερθείσες προϋποθέσεις, δεν χρειάζεται πλέον να κρατάτε το πρωτότυπο έγγραφο. Αυτό θα σας εξοικονομήσει χρόνο και χώρο, αφού δεν θα έχετε πλέον την ανάγκη για φυσική διαχείριση. Βασικά λοιπόν, η ψηφιακή έκδοση θα πάρει τη θέση της αρχικής. Καταρχήν, η μετατροπή είναι δυνατή για όλα τα έγγραφα, με εξαίρεση:

1. Ο ισολογισμός
2. Η κατάσταση ενεργητικού και παθητικού
3. Ορισμένα τελωνειακά έγγραφα.

Χωρίς φυσική διαχείριση, μπορείτε πραγματικά να εξοικονομήσετε πολύ χώρο γραφείου και άφθονη επιπλέον δουλειά στον εαυτό σας. Δεν χρειάζεται πλέον να ψάχνετε σε παλιά αρχεία ή κουτιά παπουτσιών σε γεμιστές ντουλάπες. Όταν εξετάζετε τις ψηφιακές εξελίξεις των τελευταίων 10 έως 20 ετών, είναι συνετό να κάνετε το βήμα προς μια πλήρως ψηφιακή διοίκηση. Είναι σχεδόν αδύνατο να χάσετε ποτέ ένα αρχείο που είναι αποθηκευμένο ψηφιακά, ειδικά όταν χρησιμοποιείτε μια λύση που βασίζεται σε σύννεφο. Επίσης, είναι πολύ πιο εύκολο και γρήγορο να κάνετε βρόχο ψηφιακών αρχείων. Βοηθήστε επίσης τον λογιστή σας. Μιλήστε με τον λογιστή σας πότε πότε και προσπαθήστε να ρυθμίσετε τη διοίκηση με τέτοιο τρόπο, ώστε να συμμορφώνεστε με τη νόμιμη υποχρέωση διατήρησης. Τα διαδικτυακά λογιστικά προγράμματα όχι μόνο παρέχουν πιο ελεγχόμενες διαχειριστικές υπηρεσίες. Με καλά προστατευμένα τείχη προστασίας και ασφαλή κλειδιά, τα καλά διαδικτυακά λογιστικά προγράμματα αποθηκεύουν αυτόματα τη διαχείρισή σας στο cloud. Μπορείτε να το δείτε ως ένα ψηφιακό χρηματοκιβώτιο, σε ένα ασφαλές μέρος, στο οποίο κανείς άλλος δεν μπορεί να έχει πρόσβαση εκτός από εσάς και τον λογιστή σας. Ή: η εφορία, όταν ο ελεγκτής πρέπει να ελέγξει τα βιβλία σας.

Intercompany Solutions μπορεί να σας ενημερώσει περαιτέρω για την υποχρέωση δημοσιονομικής διατήρησης

Όπως μπορείτε να δείτε, η υποχρέωση δημοσιονομικής διατήρησης εμπλέκεται αρκετά. Είναι συνετό να μένετε πάντα ενημερωμένοι για την τελευταία νομοθεσία σχετικά με το θέμα, ώστε να γνωρίζετε ως επιχειρηματίας ότι λειτουργείτε σύμφωνα με όλους τους ισχύοντες ολλανδικούς νόμους. Ο λογιστής σας θα πρέπει πραγματικά να σας ενημερώσει για αυτό, καθώς και για όλες τις επιλογές συμμόρφωσης με αυτόν τον νόμο με σωστό και ασφαλή τρόπο. Εάν δεν έχετε λογιστή και δεν ξέρετε πώς να συμμορφωθείτε, ή ίσως μόλις ξεκινήσατε τη δική σας επιχείρηση και είστε νέοι σε τέτοια θέματα: σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, μπορείτε πάντα να επικοινωνήσετε Intercompany Solutions. Μπορούμε να σας παρέχουμε εκτενείς οικονομικές και δημοσιονομικές συμβουλές, συμπεριλαμβανομένου του καλύτερου τρόπου για να διατηρήσετε μια σωστή διαχείριση. Μπορούμε επίσης να προσφέρουμε υποστήριξη και συμβουλές όσον αφορά την πληρωμή φόρων και τη σύνταξη της ετήσιας φορολογικής σας δήλωσης. Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε απευθείας μαζί μας για περισσότερες πληροφορίες.

Πηγές:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/