Τι σημαίνει ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (GDPR) για την εταιρεία σας

03 Σεπτεμβρίου 2023

Ενημερώθηκε στις 4 Σεπτεμβρίου 2023

Το απόρρητο είναι μια πολύ μεγάλη υπόθεση στις μέρες μας, ειδικά από τη στιγμή που έγινε παγκόσμια μαζική ψηφιοποίηση. Ο τρόπος με τον οποίο χειρίζονται τα δεδομένα μας πρέπει να εποπτεύεται και να ρυθμίζεται προκειμένου να αποτραπεί η κατάχρηση ή ακόμα και η κλοπή ορισμένων ατόμων. Γνωρίζατε ότι η ιδιωτικότητα είναι ακόμη και ανθρώπινο δικαίωμα; Τα προσωπικά δεδομένα είναι εξαιρετικά ευαίσθητα και επιρρεπή σε κακή χρήση. Ως εκ τούτου, οι περισσότερες χώρες έχουν υιοθετήσει νομοθεσία που ρυθμίζει αυστηρά τη χρήση και την επεξεργασία (προσωπικών) δεδομένων. Δίπλα στους εθνικούς νόμους, υπάρχουν επίσης γενικοί κανονισμοί που επηρεάζουν την εθνική νομοθεσία. Η Ευρωπαϊκή Ένωση (ΕΕ), για παράδειγμα, εφάρμοσε τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (GDPR). Αυτός ο κανονισμός τέθηκε σε ισχύ τον Μάιο του 2018 και ισχύει για κάθε οργανισμό που προσφέρει αγαθά ή υπηρεσίες στην αγορά της ΕΕ. Ο GDPR ισχύει ακόμη και αν η εταιρεία σας δεν εδρεύει στην ΕΕ, αλλά ταυτόχρονα έχει πελάτες από την ΕΕ. Πριν μπούμε στις λεπτομέρειες του κανονισμού GDPR και των απαιτήσεών του, ας διευκρινίσουμε πρώτα τι στοχεύει να επιτύχει ο GDPR και γιατί είναι σημαντικός για εσάς ως επιχειρηματία. Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε λοιπόν τι είναι ο GDPR, γιατί πρέπει να λάβετε τις κατάλληλες ενέργειες για να συμμορφωθείτε και πώς να το κάνετε αυτό με τον πιο αποτελεσματικό δυνατό τρόπο.

Τι ακριβώς είναι ο GDPR;

Ο GDPR είναι ένας κανονισμός της ΕΕ που καλύπτει την προστασία των προσωπικών δεδομένων των φυσικών πολιτών. Ως εκ τούτου, στοχεύει αποκλειστικά στην προστασία των προσωπικών δεδομένων και όχι των επαγγελματικών δεδομένων ή των δεδομένων εταιρειών. Στην επίσημη ιστοσελίδα της ΕΕ, περιγράφεται ως εξής:

«Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών. Το διορθωμένο κείμενο αυτού του κανονισμού δημοσιεύτηκε στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης στις 23 Μαΐου 2018. Ο GDPR ενισχύει τα θεμελιώδη δικαιώματα των πολιτών στην ψηφιακή εποχή και προωθεί το εμπόριο διευκρινίζοντας τους κανόνες για τις επιχειρήσεις στην Ψηφιακή Ενιαία Αγορά. Αυτό το κοινό σύνολο κανόνων έχει εξαλείψει τον κατακερματισμό που προκαλείται από διαφορετικά εθνικά συστήματα και έχει αποφύγει τη γραφειοκρατία. Ο Κανονισμός τέθηκε σε ισχύ στις 24 Μαΐου 2016 και ισχύει από τις 25 Μαΐου 2018. Περισσότερες πληροφορίες για εταιρείες και ιδιώτες.[1]"

Είναι βασικά ένα μέσο για να διασφαλιστεί ότι τα προσωπικά δεδομένα τυγχάνουν ασφαλούς χειρισμού από εταιρείες που πρέπει να χειριστούν δεδομένα λόγω της φύσης των αγαθών ή των υπηρεσιών που προσφέρουν. Για παράδειγμα, εάν παραγγείλετε ένα προϊόν σε έναν ιστότοπο ως πολίτης της ΕΕ, τα δεδομένα σας προστατεύονται από αυτόν τον κανονισμό επειδή εδρεύετε στην ΕΕ. Όπως εξηγήσαμε εν συντομία πριν, η ίδια η εταιρεία δεν χρειάζεται να είναι εγκατεστημένη σε χώρα της ΕΕ για να εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής αυτού του κανονισμού. Κάθε εταιρεία που συναλλάσσεται με πελάτες από την ΕΕ πρέπει να τηρεί τον GDPR, διασφαλίζοντας ότι τα προσωπικά δεδομένα όλων των πολιτών της ΕΕ προστατεύονται και είναι ασφαλή. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι καμία εταιρεία δεν θα χρησιμοποιήσει τα δεδομένα σας για άλλους σκοπούς εκτός από αυτούς που αναφέρονται και περιγράφονται συγκεκριμένα.

Ποιος είναι ο συγκεκριμένος σκοπός του GDPR;

Ο κύριος σκοπός του GDPR είναι η προστασία των προσωπικών δεδομένων. Ο κανονισμός GDPR θέλει όλους τους οργανισμούς, μεγάλους και μικρούς, συμπεριλαμβανομένου του δικού σας, να σκέφτονται τα προσωπικά δεδομένα που χρησιμοποιούν και να είναι πολύ προσεκτικοί και προσεκτικοί σχετικά με το γιατί και πώς τα χρησιμοποιούν. Ουσιαστικά, ο GDPR θέλει οι επιχειρηματίες να είναι πιο ενήμεροι όταν πρόκειται για τα προσωπικά δεδομένα των πελατών, του προσωπικού, των προμηθευτών και άλλων μερών με τα οποία συναλλάσσονται. Με άλλα λόγια, ο κανονισμός GDPR θέλει να βάλει τέλος σε οργανισμούς που συλλέγουν δεδομένα μόνο για άτομα επειδή μπορούν, χωρίς επαρκή λόγο. Ή επειδή πιστεύουν ότι μπορούν με κάποιο τρόπο να επωφεληθούν από αυτό τώρα ή στο μέλλον, χωρίς ιδιαίτερη προσοχή και χωρίς να σας ενημερώσουν. Όπως θα δείτε στις παρακάτω πληροφορίες, ο GDPR στην πραγματικότητα δεν απαγορεύει πολλά. Μπορείτε ακόμα να συμμετέχετε στο μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε ακόμα να διαφημίζεστε και μπορείτε ακόμα να πουλάτε και να χρησιμοποιείτε τα προσωπικά δεδομένα των πελατών, αρκεί να παρέχετε διαφάνεια σχετικά με το πώς σέβεστε το απόρρητο των ατόμων. Ο κανονισμός αφορά περισσότερο την παροχή επαρκών πληροφοριών σχετικά με τον τρόπο που χρησιμοποιείτε τα δεδομένα, προκειμένου οι πελάτες σας και άλλα τρίτα μέρη να ενημερωθούν για τους συγκεκριμένους στόχους και τις ενέργειές σας. Με αυτόν τον τρόπο, κάθε άτομο μπορεί να σας παρέχει τα δεδομένα του με βάση τη συγκατάθεσή του, τουλάχιστον. Αρκεί να πούμε ότι πρέπει να κάνετε ό,τι λέτε και να μην χρησιμοποιείτε τα δεδομένα για άλλους σκοπούς από αυτούς που δηλώσατε, καθώς αυτό μπορεί να οδηγήσει σε πολύ βαριά πρόστιμα και άλλες συνέπειες.

Επιχειρηματίες για τους οποίους ισχύει ο GDPR

Ίσως αναρωτηθείτε: "Ισχύει ο GDPR και για την εταιρεία μου;" Η απάντηση σε αυτό είναι αρκετά απλή: εάν έχετε βάση πελατών ή διοίκηση προσωπικού με άτομα από την ΕΕ, τότε επεξεργάζεστε προσωπικά δεδομένα. Και εάν επεξεργάζεστε προσωπικά δεδομένα, πρέπει να συμμορφώνεστε με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (GDPR). Ο νόμος καθορίζει τι μπορείτε να κάνετε με τα προσωπικά δεδομένα και πώς πρέπει να τα προστατεύσετε. Επομένως, είναι πάντα σημαντικό για τον οργανισμό σας, καθώς είναι υποχρεωτικό για όλες τις εταιρείες που συναλλάσσονται με άτομα της ΕΕ να συμμορφώνονται με τον κανονισμό GDPR. Όλες οι επαγγελματικές και προσωπικές μας αλληλεπιδράσεις γίνονται όλο και πιο ψηφιακές, επομένως το να λαμβάνουμε υπόψη το απόρρητο των ατόμων είναι απλώς το σωστό. Οι πελάτες αναμένουν από τα αγαπημένα τους καταστήματα να χειρίζονται με προσοχή τα προσωπικά δεδομένα που παρέχουν, επομένως η σειρά των προσωπικών σας κανονισμών σχετικά με τον GDPR είναι κάτι για το οποίο μπορείτε να είστε περήφανοι. Και, ως πρόσθετο μπόνους, οι πελάτες σας θα το λατρέψουν.

Όταν χειρίζεστε προσωπικά δεδομένα, σύμφωνα με τον GDPR, σχεδόν πάντα επεξεργάζεστε και αυτά τα δεδομένα. Σκεφτείτε τη συλλογή, αποθήκευση, τροποποίηση, συμπλήρωση ή προώθηση δεδομένων. Ακόμα κι αν δημιουργείτε ή διαγράφετε δεδομένα ανώνυμα, τα επεξεργάζεστε επίσης. Τα δεδομένα είναι προσωπικά δεδομένα εάν αφορούν άτομα που μπορείτε να διακρίνετε από όλα τα άλλα άτομα. Αυτός είναι ο ορισμός ενός αναγνωρισμένου ατόμου, τον οποίο θα συζητήσουμε λεπτομερώς αργότερα σε αυτό το άρθρο. Για παράδειγμα, έχετε ταυτοποιήσει ένα άτομο εάν γνωρίζετε το όνομα και το επώνυμό του και αυτά τα δεδομένα ταιριάζουν επίσης με τα δεδομένα των επίσημα εκδοθέντων μέσων αναγνώρισής του. Ως άτομο που εμπλέκεται σε αυτή τη διαδικασία, έχετε τον έλεγχο των προσωπικών δεδομένων που παρέχετε σε οργανισμούς. Πρώτα απ 'όλα, ο GDPR σας δίνει το δικαίωμα να ενημερώνεστε για τα συγκεκριμένα προσωπικά δεδομένα που χρησιμοποιούν οι οργανισμοί και γιατί. Ταυτόχρονα, έχετε το δικαίωμα να ενημερώνεστε για το πώς αυτοί οι οργανισμοί εγγυώνται το απόρρητό σας. Επιπλέον, μπορείτε να αντιταχθείτε στη χρήση των δεδομένων σας, να ζητήσετε από τον οργανισμό να διαγράψει τα δεδομένα σας ή ακόμη και να ζητήσετε τη μεταφορά των δεδομένων σας σε μια ανταγωνιστική υπηρεσία.[2] Άρα, στην ουσία, το άτομο στο οποίο ανήκουν τα δεδομένα επιλέγει τι θα κάνετε με τα δεδομένα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πρέπει να είστε σχολαστικοί ως οργανισμός με τις πληροφορίες που παρέχετε σχετικά με την ακριβή χρήση των προσωπικών δεδομένων που αποκτάτε, καθώς το άτομο στο οποίο ανήκουν τα δεδομένα πρέπει να ενημερωθεί για τους λόγους επεξεργασίας των δεδομένων του. Μόνο τότε μπορεί ένα άτομο να αποφασίσει εάν χρησιμοποιείτε σωστά τα δεδομένα.

Ποια δεδομένα αφορούν ακριβώς;

Τα προσωπικά δεδομένα διαδραματίζουν τον πιο σημαντικό ρόλο στο πλαίσιο του GDPR. Η προστασία της ιδιωτικής ζωής των ατόμων είναι το σημείο εκκίνησης. Αν διαβάσουμε προσεκτικά τις οδηγίες GDPR, μπορούμε να χωρίσουμε τα δεδομένα σε τρεις κατηγορίες. Η πρώτη κατηγορία αφορά συγκεκριμένα προσωπικά δεδομένα. Αυτό μπορεί να κατηγοριοποιηθεί ως όλες οι πληροφορίες σχετικά με ένα αναγνωρισμένο ή αναγνωρίσιμο φυσικό πρόσωπο. Για παράδειγμα, το όνομα και τα στοιχεία της διεύθυνσής του, τη διεύθυνση e-mail, τη διεύθυνση IP, την ημερομηνία γέννησης, την τρέχουσα τοποθεσία, αλλά και τα αναγνωριστικά συσκευών. Αυτά τα προσωπικά δεδομένα είναι όλες οι πληροφορίες με τις οποίες μπορεί να αναγνωριστεί ένα φυσικό πρόσωπο. Σημειώστε ότι αυτή η έννοια ερμηνεύεται πολύ ευρέως. Σίγουρα δεν περιορίζεται σε επώνυμο, όνομα, ημερομηνία γέννησης ή διεύθυνση. Ορισμένα δεδομένα - τα οποία εκ πρώτης όψεως δεν έχουν καμία σχέση με προσωπικά δεδομένα - μπορούν ακόμα να εμπίπτουν στον GDPR προσθέτοντας ορισμένες πληροφορίες. Ως εκ τούτου, είναι γενικά αποδεκτό ότι ακόμη και οι (δυναμικές) διευθύνσεις IP, οι μοναδικοί συνδυασμοί αριθμών με τους οποίους οι υπολογιστές επικοινωνούν μεταξύ τους στο Διαδίκτυο, μπορούν να θεωρηθούν προσωπικά δεδομένα. Αυτό πρέπει, φυσικά, να ληφθεί υπόψη ειδικά για κάθε συγκεκριμένη περίπτωση, αλλά λάβετε υπόψη τα δεδομένα που επεξεργάζεστε.

Η δεύτερη κατηγορία αφορά τα λεγόμενα ψευδο-ανώνυμα δεδομένα: δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που υποβάλλονται σε επεξεργασία με τέτοιο τρόπο ώστε τα δεδομένα να μην μπορούν πλέον να ανιχνευθούν χωρίς τη χρήση πρόσθετων πληροφοριών, αλλά να κάνουν ένα άτομο μοναδικό. Για παράδειγμα, μια κρυπτογραφημένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναγνωριστικό χρήστη ή αριθμός πελάτη που συνδέεται μόνο με άλλα δεδομένα μέσω μιας καλά ασφαλούς εσωτερικής βάσης δεδομένων. Αυτό εμπίπτει επίσης στο πεδίο εφαρμογής του GDPR. Η τρίτη κατηγορία αποτελείται από εντελώς ανώνυμα δεδομένα: δεδομένα όπου όλα τα προσωπικά δεδομένα που επιτρέπουν την ανίχνευση έχουν διαγραφεί. Στην πράξη, αυτό είναι συχνά δύσκολο να αποδειχθεί, εκτός εάν τα προσωπικά δεδομένα είναι αρχικά ανιχνεύσιμα. Αυτό είναι επομένως εκτός του πεδίου εφαρμογής του GDPR.

Ποιος έχει τα προσόντα ως αναγνωρίσιμο πρόσωπο;

Μερικές φορές μπορεί να είναι λίγο δύσκολο να ορίσουμε ποιος εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής ενός «αναγνωριζόμενου προσώπου». Ειδικά από τη στιγμή που υπάρχουν πολλά ψεύτικα προφίλ στο διαδίκτυο, όπως άτομα με ψεύτικους λογαριασμούς στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Γενικά, μπορείτε να υποθέσετε ότι ένα άτομο είναι αναγνωρίσιμο όταν μπορείτε να εντοπίσετε τα προσωπικά του δεδομένα χωρίς υπερβολική προσπάθεια. Σκεφτείτε, για παράδειγμα, αριθμούς πελατών που μπορείτε να συνδέσετε με δεδομένα λογαριασμού. Ή έναν αριθμό τηλεφώνου που μπορείτε εύκολα να εντοπίσετε και έτσι να καταλάβετε σε ποιον ανήκει. Όλα αυτά είναι προσωπικά δεδομένα. Εάν φαίνεται ότι αντιμετωπίζετε προβλήματα με την αναγνώριση κάποιου, είναι απαραίτητο να κάνετε λίγη περισσότερη έρευνα. Μπορείτε να ζητήσετε από το άτομο μια έγκυρη μορφή ταυτοποίησης, απλώς για να βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε με ποιον έχετε να κάνετε. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε σε επαληθευμένες βάσεις δεδομένων για να αποκτήσετε πληροφορίες σχετικά με την ταυτότητα κάποιου, όπως έναν ψηφιακό τηλεφωνικό κατάλογο (ο οποίος στην πραγματικότητα υπάρχει ακόμα). Εάν δεν είστε βέβαιοι εάν ένας πελάτης ή άλλο τρίτο μέρος είναι αναγνωρίσιμο, προσπαθήστε να επικοινωνήσετε με αυτόν τον πελάτη και να ζητήσετε προσωπικά δεδομένα. Εάν το άτομο δεν απαντήσει στο ερώτημά σας, είναι γενικά καλύτερο να διαγράψετε όλα τα δεδομένα που έχετε και να απορρίψετε τις πληροφορίες που σας δόθηκαν. Οι πιθανότητες είναι ότι κάποιος χρησιμοποιεί μια ψεύτικη ταυτότητα. Ο GDPR στοχεύει στην προστασία των ατόμων, αλλά εσείς ως εταιρεία πρέπει επίσης να λάβετε τα κατάλληλα μέτρα για να προστατευθείτε από απάτη. Δυστυχώς, οι άνθρωποι μπορούν να χρησιμοποιούν πλαστές ταυτότητες, επομένως είναι σημαντικό να είστε προσεκτικοί σχετικά με τις πληροφορίες που παρέχουν οι άνθρωποι. Όταν κάποιος χρησιμοποιεί την ταυτότητα κάποιου άλλου, αυτό μπορεί να έχει σοβαρές επιπτώσεις για εσάς ως εταιρεία. Συνιστάται η δέουσα επιμέλεια ανά πάσα στιγμή.

Νόμιμοι λόγοι χρήσης δεδομένων τρίτων

Ένα βασικό στοιχείο του GDPR είναι ο κανόνας ότι πρέπει να χρησιμοποιείτε δεδομένα τρίτων μόνο για καθορισμένους και νόμιμους σκοπούς. Με βάση την απαίτηση ελαχιστοποίησης δεδομένων, ο GDPR ορίζει ότι μπορείτε να χρησιμοποιείτε προσωπικά δεδομένα μόνο για έναν δηλωμένο και τεκμηριωμένο επιχειρηματικό σκοπό, που υποστηρίζεται από μία από τις έξι διαθέσιμες νομικές βάσεις GDPR. Με άλλα λόγια, η χρήση προσωπικών δεδομένων από εσάς περιορίζεται σε έναν δεδηλωμένο σκοπό και νομική βάση. Οποιαδήποτε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που αναλαμβάνετε πρέπει να τεκμηριώνεται σε μητρώο GDPR, μαζί με τον σκοπό και τη νομική βάση του. Αυτή η τεκμηρίωση σάς αναγκάζει να σκεφτείτε κάθε δραστηριότητα επεξεργασίας και να εξετάσετε προσεκτικά τον σκοπό και τη νομική βάση για αυτήν. Ο GDPR επιτρέπει έξι νομικές βάσεις, τις οποίες θα περιγράψουμε παρακάτω.

Συμβατικές υποχρεώσεις: Κατά τη σύναψη σύμβασης, τα προσωπικά δεδομένα πρέπει να υποβάλλονται σε επεξεργασία. Προσωπικά δεδομένα μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν κατά την άσκηση σύμβασης.
Συγκατάθεση: Ο χρήστης δίνει ρητή άδεια για τη χρήση των προσωπικών του δεδομένων ή την τοποθέτηση cookies.
Έννομο συμφέρον: Η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων είναι απαραίτητη για τους σκοπούς των έννομων συμφερόντων του υπεύθυνου επεξεργασίας ή τρίτου μέρους. Η ισορροπία είναι σημαντική σε αυτήν την περίπτωση, δεν πρέπει να παραβιάζει τις προσωπικές ελευθερίες του υποκειμένου των δεδομένων.
Ζωτικά ενδιαφέροντα: Τα δεδομένα ενδέχεται να υποβάλλονται σε επεξεργασία όταν προκύπτουν καταστάσεις ζωής ή θανάτου.
Νομικές υποχρεώσεις: Τα προσωπικά δεδομένα πρέπει να υποβάλλονται σε επεξεργασία σύμφωνα με το νόμο.
Δημόσια συμφέροντα: Αυτό έχει να κάνει κυρίως με τις κυβερνήσεις και τις τοπικές αρχές, όπως οι κίνδυνοι σχετικά με τη δημόσια τάξη και ασφάλεια και την προστασία του κοινού γενικότερα.

Αυτές είναι οι νομικές βάσεις που σας επιτρέπουν να αποθηκεύετε και να επεξεργάζεστε προσωπικά δεδομένα. Συχνά, ορισμένοι από αυτούς τους λόγους μπορεί να επικαλύπτονται. Αυτό γενικά δεν είναι θέμα, αρκεί να μπορείτε να εξηγήσετε και να αποδείξετε ότι υπάρχει πράγματι νομική βάση. Όταν δεν έχετε νομική βάση για την αποθήκευση και την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, ενδέχεται να αντιμετωπίζετε προβλήματα. Λάβετε υπόψη ότι ο GDPR έχει υπόψη την προστασία του απορρήτου των ατόμων, επομένως ο λόγος που υπάρχουν περιορισμένες νομικές βάσεις. Γνωρίστε και εφαρμόστε αυτά και θα πρέπει να είστε ασφαλείς ως οργανισμός ή εταιρεία.

Τα δεδομένα στα οποία εφαρμόζεται ο GDPR

Ο GDPR, στον πυρήνα του, εφαρμόζεται στην επεξεργασία δεδομένων που είναι είτε πλήρως είτε τουλάχιστον εν μέρει αυτόματη. Αυτό συνεπάγεται επεξεργασία δεδομένων μέσω βάσης δεδομένων ή υπολογιστή, για παράδειγμα. Αλλά ισχύει επίσης για προσωπικά δεδομένα που περιλαμβάνονται σε ένα φυσικό αρχείο, όπως αρχεία που είναι αποθηκευμένα σε ένα αρχείο. Αλλά αυτά τα αρχεία πρέπει να είναι σημαντικά με την έννοια ότι τα δεδομένα που περιλαμβάνονται συνδέονται με κάποια παραγγελία, αρχείο ή επιχειρηματική συναλλαγή. Εάν είστε κάτοχος μιας χειρόγραφης σημείωσης με μόνο ένα όνομα, δεν πληροί τις προϋποθέσεις ως δεδομένα σύμφωνα με τον GDPR. Αυτό το χειρόγραφο σημείωμα μπορεί να είναι από κάποιον που ενδιαφέρεται για εσάς ή να είναι, τελικά, προσωπικής φύσης. Μερικοί συνήθεις τρόποι επεξεργασίας των δεδομένων από εταιρείες περιλαμβάνουν τη διαχείριση παραγγελιών, μια βάση δεδομένων πελατών, μια βάση δεδομένων προμηθευτών, διαχείριση προσωπικού και, φυσικά, άμεσο μάρκετινγκ, όπως ενημερωτικά δελτία και απευθείας αποστολές. Το άτομο του οποίου τα προσωπικά δεδομένα επεξεργάζεστε ονομάζεται «υποκείμενο δεδομένων». Αυτό μπορεί να είναι πελάτης, συνδρομητής ενημερωτικών δελτίων, υπάλληλος ή άτομο επικοινωνίας. Τα δεδομένα που αφορούν εταιρείες δεν θεωρούνται προσωπικά δεδομένα, ενώ τα δεδομένα για ατομικές επιχειρήσεις ή αυτοαπασχολούμενους θεωρούνται.[3]

Κανόνες σχετικά με το διαδικτυακό μάρκετινγκ

Ο GDPR έχει σημαντικό αντίκτυπο όσον αφορά το διαδικτυακό μάρκετινγκ. Υπάρχουν ορισμένοι βασικοί κανόνες με τους οποίους θα πρέπει να συμμορφώνεστε, όπως να προσφέρετε πάντα μια επιλογή εξαίρεσης στην περίπτωση του μάρκετινγκ μέσω email. Επιπλέον, ένας προσφέρων πρέπει επίσης να είναι σε θέση να υποδείξει και να προσαρμόσει τις προτιμήσεις του. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να προσαρμόσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν δεν προσφέρετε αυτήν τη στιγμή αυτές τις επιλογές. Πολλοί οργανισμοί χρησιμοποιούν επίσης μηχανισμούς επαναστόχευσης. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί, για παράδειγμα, μέσω του Facebook ή του Google Ads, αλλά έχετε υπόψη σας ότι θα χρειαστεί να ζητήσετε ρητή άδεια για να το κάνετε αυτό. Πιθανότατα έχετε ήδη μια πολιτική απορρήτου και cookie στον ιστότοπό σας. Επομένως, με αυτούς τους κανόνες, αυτά τα νομικά μέρη πρέπει επίσης να αναθεωρηθούν. Οι απαιτήσεις του GDPR αναφέρουν ότι αυτά τα έγγραφα πρέπει να είναι πιο ολοκληρωμένα και διαφανή. Μπορείτε συχνά να χρησιμοποιήσετε κείμενα μοντέλων για αυτές τις προσαρμογές, τα οποία είναι ελεύθερα διαθέσιμα στο Διαδίκτυο. Εκτός από τις νομικές προσαρμογές στις πολιτικές απορρήτου και cookie, πρέπει να διοριστεί ένας υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων. Αυτό το άτομο είναι υπεύθυνο για την επεξεργασία των δεδομένων και διασφαλίζει ότι ο οργανισμός είναι και παραμένει συμβατός με τον GDPR.

Συμβουλές και τρόποι συμμόρφωσης με τον GDPR

Το πιο σημαντικό, φυσικά, είναι ότι εσείς, ως επιχειρηματίας, συμμορφώνεστε με νομικούς κανονισμούς και κανόνες, όπως ο GDPR. Ευτυχώς, υπάρχουν τρόποι συμμόρφωσης με τον GDPR με όσο το δυνατόν λιγότερη προσπάθεια. Όπως έχουμε ήδη συζητήσει, ο GDPR από μόνος του δεν απαγορεύει τίποτα, αλλά θέτει αυστηρές οδηγίες για τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία τα προσωπικά δεδομένα. Εάν δεν τηρείτε τις συγκεκριμένες οδηγίες και χρησιμοποιείτε τα δεδομένα για λόγους που δεν αναφέρονται στον GDPR ή δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του, κινδυνεύετε με πρόστιμα και ακόμη χειρότερες συνέπειες. Επιπλέον, έχετε κατά νου ότι όλα τα μέρη με τα οποία συνεργάζεστε θα σας σέβονται ως ιδιοκτήτη επιχείρησης όταν επίσης σέβεστε τα δεδομένα και το απόρρητό τους. Αυτό θα σας προσφέρει μια θετική και αξιόπιστη εικόνα, η οποία είναι πραγματικά καλή για τις επιχειρήσεις. Θα συζητήσουμε τώρα μερικές συμβουλές που θα κάνουν τη συμμόρφωση με τον GDPR μια εύκολη και αποτελεσματική διαδικασία.

1. Χαρτογραφήστε ποια προσωπικά δεδομένα επεξεργάζεστε αρχικά

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να ερευνήσετε ποια ακριβή δεδομένα χρειάζεστε και για ποιο σκοπό. Ποιες πληροφορίες πρόκειται να συλλέξετε; Πόσα δεδομένα χρειάζεστε για να πετύχετε τους στόχους σας; Απλώς ένα όνομα και μια διεύθυνση email ή χρειάζεστε επιπλέον δεδομένα, όπως φυσική διεύθυνση και αριθμό τηλεφώνου; Πρέπει επίσης να δημιουργήσετε ένα μητρώο επεξεργασίας στο οποίο θα αναφέρετε ποια δεδομένα διατηρείτε, από πού προέρχονται και με ποια μέρη μοιράζεστε αυτές τις πληροφορίες. Λάβετε επίσης υπόψη τις περιόδους διατήρησης, επειδή ο GDPR αναφέρει ότι πρέπει να είστε διαφανείς ως προς αυτό.

2. Κάντε το απόρρητο ως προτεραιότητα για την επιχείρησή σας γενικά

Το απόρρητο είναι ένα πολύ σημαντικό θέμα, και αυτό θα παραμείνει έτσι στο (μη) προβλέψιμο μέλλον, καθώς η τεχνολογία και η ψηφιοποίηση μόνο προοδεύουν και αυξάνονται. Επομένως, είναι πολύ σημαντικό εσείς, ως επιχειρηματίας, να ενημερώνεστε για όλους τους απαραίτητους κανονισμούς περί απορρήτου και να δίνετε προτεραιότητα σε αυτό κατά την επιχειρηματική δραστηριότητα. Αυτό όχι μόνο θα διασφαλίσει ότι συμμορφώνεστε με όλους τους ισχύοντες νόμους, αλλά θα δημιουργήσει επίσης μια εικόνα εμπιστοσύνης για την εταιρεία σας. Επομένως, ως επιχειρηματίας, βυθιστείτε στους κανόνες του GDPR ή ζητήστε με άλλον τρόπο συμβουλές από νομικούς ειδικούς, ώστε να είστε σίγουροι ότι δραστηριοποιείτε νόμιμα όσον αφορά το απόρρητο. Πρέπει να μάθετε με ποιους ακριβείς κανόνες πρέπει να συμμορφώνεται η εταιρεία σας. Οι ολλανδικές αρχές μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν στο δρόμο σας με πολλές πληροφορίες, συμβουλές και εργαλεία για χρήση σε καθημερινή βάση.

3. Προσδιορίστε τη σωστή νομική βάση για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων

Όπως έχουμε ήδη συζητήσει, υπάρχουν μόνο έξι επίσημες νομικές βάσεις που σας επιτρέπουν να επεξεργάζεστε και να αποθηκεύετε προσωπικά δεδομένα, σύμφωνα με τον GDPR. Εάν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε δεδομένα, είναι ζωτικής σημασίας να γνωρίζετε ποια νομική βάση βασίζεται στη χρήση σας. Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να τεκμηριώσετε τους διαφορετικούς τύπους επεξεργασίας δεδομένων που κάνετε με την εταιρεία σας, για παράδειγμα, στην πολιτική απορρήτου σας, ώστε οι πελάτες και τα τρίτα μέρη να μπορούν να διαβάσουν και να αναγνωρίσουν αυτές τις πληροφορίες. Στη συνέχεια, προσδιορίστε τη σωστή νομική βάση για κάθε ενέργεια ξεχωριστά. Εάν χρειάζεται να επεξεργαστείτε προσωπικά δεδομένα για νέα κίνητρα ή λόγους, φροντίστε να προσθέσετε και αυτήν τη δραστηριότητα πριν ξεκινήσετε.

4. Προσπαθήστε να ελαχιστοποιήσετε τη χρήση των δεδομένων σας όσο το δυνατόν περισσότερο

Εσείς, ως οργανισμός, πρέπει να διασφαλίσετε ότι συλλέγετε μόνο τα ελάχιστα στοιχεία δεδομένων για την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου. Για παράδειγμα, εάν πουλάτε αγαθά ή υπηρεσίες στο Διαδίκτυο, οι χρήστες σας χρειάζεται συνήθως να σας παράσχουν μόνο ένα email και έναν κωδικό πρόσβασης για να εκτελεστεί ομαλά η διαδικασία εγγραφής. Δεν χρειάζεται να ρωτήσετε τους πελάτες για το φύλο, τον τόπο γέννησής τους ή ακόμα και τη διεύθυνσή τους ως μέρος της διαδικασίας εγγραφής. Μόνο όταν οι χρήστες συνεχίζουν να αγοράζουν ένα αντικείμενο και θέλουν να το αποστείλουν σε μια συγκεκριμένη διεύθυνση, καθίσταται απαραίτητο να ζητήσουν περισσότερες πληροφορίες. Στη συνέχεια, έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε τη διεύθυνση του χρήστη σε αυτό το στάδιο, καθώς αυτές είναι βασικές πληροφορίες για οποιαδήποτε διαδικασία αποστολής. Η ελαχιστοποίηση του όγκου των δεδομένων που συλλέγονται ελαχιστοποιεί τον αντίκτυπο πιθανών συμβάντων που σχετίζονται με το απόρρητο ή την ασφάλεια. Η ελαχιστοποίηση δεδομένων είναι βασική απαίτηση του GDPR και εξαιρετικά αποτελεσματική για την προστασία του απορρήτου των χρηστών σας, καθώς επεξεργάζεστε μόνο τις πληροφορίες που χρειάζεστε και τίποτα περισσότερο.

5. Γνωρίστε τα δικαιώματα των ατόμων των οποίων τα δεδομένα επεξεργάζεστε

Ένα σημαντικό μέρος για να αποκτήσετε γνώση σχετικά με τον GDPR, είναι να ενημερώνεστε για τα δικαιώματα των πελατών σας και άλλων τρίτων, των οποίων τα δεδομένα αποθηκεύετε και επεξεργάζεστε. Μόνο γνωρίζοντας τα δικαιώματά τους μπορείτε να προστατεύσετε τον εαυτό σας και να αποφύγετε τα πρόστιμα. Είναι αλήθεια ότι ο GDPR έχει εισαγάγει μια σειρά από σημαντικά δικαιώματα για τα άτομα. Όπως το δικαίωμα επιθεώρησης των προσωπικών τους δεδομένων, το δικαίωμα διόρθωσης ή διαγραφής δεδομένων και το δικαίωμα αντίρρησης στην επεξεργασία των δεδομένων τους. Θα συζητήσουμε αυτά τα δικαιώματα εν συντομία παρακάτω.

Το δικαίωμα πρόσβασης

Το πρώτο δικαίωμα πρόσβασης σημαίνει ότι τα άτομα έχουν το δικαίωμα να βλέπουν και να συμβουλεύονται τα προσωπικά δεδομένα που υποβάλλονται σε επεξεργασία σχετικά με αυτά. Εάν κάποιος πελάτης το ζητήσει, είστε υποχρεωμένος να του το παρέχετε.

Το δικαίωμα της διόρθωσης

Η διόρθωση είναι ίδια με τη διόρθωση. Ως εκ τούτου, το δικαίωμα διόρθωσης δίνει στα άτομα το δικαίωμα να κάνουν αλλαγές και προσθήκες στα προσωπικά δεδομένα που επεξεργάζεται ένας οργανισμός σχετικά με αυτά για να διασφαλίσει ότι αυτά τα δεδομένα υποβάλλονται σε σωστή επεξεργασία.

Το δικαίωμα να ξεχαστεί

Το δικαίωμα στη λήθη σημαίνει ακριβώς αυτό που λέει: το δικαίωμα να είσαι «ξεχασμένος» όταν ένας πελάτης το ζητάει συγκεκριμένα. Στη συνέχεια, ένας οργανισμός υποχρεούται να διαγράψει τα προσωπικά του δεδομένα. Λάβετε υπόψη ότι εάν υπάρχουν νομικές υποχρεώσεις, ένα άτομο δεν μπορεί να επικαλεστεί αυτό το δικαίωμα.

Το δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας

Αυτό το δικαίωμα δίνει σε ένα άτομο ως υποκείμενο δεδομένων την ευκαιρία να περιορίσει την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων, πράγμα που σημαίνει ότι μπορεί να ζητήσει να υποβληθούν σε επεξεργασία λιγότερα δεδομένα. Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία ζητήσει περισσότερα δεδομένα από όσα είναι απολύτως απαραίτητα για τη σχετική διαδικασία.

Το δικαίωμα μεταφοράς δεδομένων

Αυτό το δικαίωμα σημαίνει ότι ένα άτομο έχει το δικαίωμα να μεταφέρει τα προσωπικά του δεδομένα σε άλλο οργανισμό. Για παράδειγμα, εάν κάποιος πάει σε έναν ανταγωνιστή ή ένα μέλος του προσωπικού πάει να εργαστεί σε άλλη εταιρεία και μεταφέρετε δεδομένα σε αυτήν την εταιρεία,

Το δικαίωμα αντίρρησης

Το δικαίωμα αντίρρησης σημαίνει ότι ένα άτομο έχει το δικαίωμα να αντιταχθεί στην επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων, για παράδειγμα, όταν τα δεδομένα χρησιμοποιούνται για σκοπούς μάρκετινγκ. Μπορούν να ασκήσουν αυτό το δικαίωμα για συγκεκριμένους προσωπικούς λόγους.

Το δικαίωμα να μην υπόκεινται σε αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων

Τα άτομα έχουν το δικαίωμα να μην υπόκεινται σε πλήρως αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων που μπορεί να έχουν σημαντικές συνέπειες για αυτά ή να προκαλέσουν νομικές συνέπειες ανθρώπινης παρέμβασης. Ένα παράδειγμα αυτοματοποιημένης επεξεργασίας είναι ένα σύστημα αξιολόγησης πιστοληπτικής ικανότητας που θα καθορίσει πλήρως αυτόματα εάν πληροίτε τα κριτήρια για δάνειο.

Το δικαίωμα στην ενημέρωση

Αυτό σημαίνει ότι ένας οργανισμός πρέπει να παρέχει στα άτομα σαφείς πληροφορίες σχετικά με τη συλλογή και την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων όταν ένα άτομο το ζητήσει. Ένας οργανισμός πρέπει να μπορεί να υποδεικνύει ποια δεδομένα επεξεργάζεται και γιατί, σύμφωνα με τις αρχές του GDPR.

Με την εξοικείωση με αυτά τα δικαιώματα, μπορείτε να προβλέψετε καλύτερα πότε οι πελάτες και τα τρίτα μέρη ενδέχεται να ρωτήσουν για τα δεδομένα που επεξεργάζεστε. Τότε θα είναι πολύ πιο εύκολο να τους υποχρεώσετε και να τους στείλετε τις πληροφορίες που ζητούν, επειδή ήσασταν προετοιμασμένοι. Μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο για να είστε πάντα προετοιμασμένοι για έρευνες και να έχετε τα δεδομένα διαθέσιμα και έτοιμα, για παράδειγμα, επενδύοντας σε ένα καλό σύστημα διαχείρισης πελατών που σας επιτρέπει να αντλείτε τα απαραίτητα δεδομένα γρήγορα και αποτελεσματικά.

Τι συμβαίνει όταν δεν συμμορφώνεστε;

Έχουμε ήδη θίξει αυτό το θέμα εν συντομία πριν: υπάρχουν συνέπειες όταν δεν συμμορφώνεστε με τον GDPR. Και πάλι, σας ενημερώνουμε ότι δεν χρειάζεται να έχετε εταιρεία με έδρα στην ΕΕ για να σας ζητηθεί να συμμορφωθείτε. Εάν έχετε έστω και έναν πελάτη που εδρεύει στην ΕΕ του οποίου τα δεδομένα επεξεργάζεστε, εμπίπτετε στο πεδίο εφαρμογής του GDPR. Υπάρχουν δύο επίπεδα προστίμων που μπορούν να επιβληθούν. Η αρμόδια αρχή προστασίας δεδομένων σε κάθε χώρα μπορεί να επιβάλλει αποτελεσματικά πρόστιμα σε δύο επίπεδα. Το επίπεδο αυτό καθορίζεται με βάση τη συγκεκριμένη παράβαση. Τα πρόστιμα επιπέδου 10 περιλαμβάνουν παραβιάσεις όπως η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων ανηλίκων χωρίς τη γονική συναίνεση, η αδυναμία αναφοράς παραβίασης δεδομένων και η συνεργασία με εκτελούντα την επεξεργασία που δεν παρέχει επαρκείς εγγυήσεις όσον αφορά την απαιτούμενη ασφάλεια δεδομένων. Αυτά τα πρόστιμα μπορεί να ανέλθουν έως και 2 εκατομμύρια ευρώ ή, στην περίπτωση εταιρείας, έως και XNUMX% του συνολικού παγκόσμιου ετήσιου κύκλου εργασιών σας από το προηγούμενο οικονομικό έτος.

Το δεύτερο επίπεδο ισχύει εάν διαπράξετε βασικά αδικήματα. Για παράδειγμα, μη συμμόρφωση με τις αρχές επεξεργασίας δεδομένων ή εάν ένας οργανισμός δεν μπορεί να αποδείξει ότι το υποκείμενο των δεδομένων έχει όντως δώσει τη συγκατάθεσή του για την επεξεργασία των δεδομένων. Εάν εμπίπτετε στο πεδίο εφαρμογής των προστίμων επιπέδου δύο, κινδυνεύετε με μέγιστο πρόστιμο 20 εκατομμυρίων ευρώ ή έως και 4% του παγκόσμιου κύκλου εργασιών της εταιρείας σας. Λάβετε υπόψη ότι αυτά τα ποσά έχουν μεγιστοποιηθεί και εξαρτώνται από την προσωπική σας κατάσταση και τα ετήσια έσοδα της επιχείρησής σας, μεταξύ άλλων παραγόντων. Εκτός από τα πρόστιμα, η εθνική αρχή προστασίας δεδομένων μπορεί επίσης να επιβάλει άλλες κυρώσεις. Αυτό μπορεί να κυμαίνεται από προειδοποιήσεις και επιπλήξεις έως την προσωρινή (και μερικές φορές ακόμη και οριστική) διακοπή της επεξεργασίας δεδομένων. Σε αυτήν την περίπτωση, ενδέχεται να μην επεξεργάζεστε πλέον προσωρινά ή μόνιμα προσωπικά δεδομένα μέσω του οργανισμού σας. Για παράδειγμα, επειδή έχετε διαπράξει επανειλημμένα ποινικά αδικήματα. Αυτό ουσιαστικά θα σας καταστήσει αδύνατη την επιχειρηματική δραστηριότητα. Μια άλλη πιθανή κύρωση GDPR είναι η καταβολή αποζημιώσεων σε χρήστες που υποβάλλουν βάσιμη καταγγελία. Εν ολίγοις, να είστε προσεκτικοί σχετικά με το απόρρητο και τα προσωπικά δεδομένα των ατόμων για να αποφύγετε τέτοιες βαριές συνέπειες.

Θέλετε να μάθετε εάν συμμορφώνεστε με το GDPR;

Εάν σχεδιάζετε να ξεκινήσετε μια επιχείρηση στην Ολλανδία, θα πρέπει να συμμορφωθείτε με τον GDPR. Εάν συναλλάσσεστε με Ολλανδούς πελάτες ή πελάτες με έδρα σε οποιαδήποτε άλλη χώρα της ΕΕ, θα πρέπει επίσης να τηρείτε αυτόν τον κανονισμό της ΕΕ. Εάν δεν γνωρίζετε με βεβαιότητα εάν εμπίπτετε στο πεδίο εφαρμογής του GDPR, μπορείτε πάντα να επικοινωνήσετε Intercompany Solutions για συμβουλές επί του θέματος. Μπορούμε να σας βοηθήσουμε να μάθετε εάν έχετε εφαρμόσει ισχύοντες εσωτερικούς κανονισμούς και διαδικασίες και εάν οι πληροφορίες που παρέχετε σε τρίτους είναι επαρκείς. Μερικές φορές μπορεί να είναι πολύ εύκολο να αγνοήσετε σημαντικές πληροφορίες, που θα μπορούσαν ωστόσο να σας φέρουν σε μπελάδες με το νόμο. Θυμηθείτε: το απόρρητο είναι ένα εξαιρετικά σημαντικό θέμα, επομένως είναι σημαντικό να είστε πάντα ενημερωμένοι σχετικά με τους πιο πρόσφατους κανονισμούς και νέα. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με αυτό το θέμα ή θέλετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με επιχειρηματικές εγκαταστάσεις στην Ολλανδία, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε Intercompany Solutions οποτεδήποτε. Θα σας βοηθήσουμε ευχαρίστως σε οποιαδήποτε απορία έχετε ή θα σας προσφέρουμε μια σαφή προσφορά.

Πηγές:

https://gdpr-info.eu/

https://www.afm.nl/en/over-de-afm/organisatie/privacy

https://finance.ec.europa.eu/

[1] https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/data-protection-eu_nl#:~:text=The%20general%20regulation%20dataprotection%20(GDPR)&text=The%20AVG%20(also%20known%20under,digital%20unified%20market%20te%20.

[2] https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/privacy-en-persoonsgegevens/documenten/brochures/2018/05/01/de-algemene-verordening-gegevensbescherming

[3] https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/privacy-en-persoonsgegevens/documenten/brochures/2018/05/01/de-algemene-verordening-gegevensbescherming